Gestão multiempresas: por que integrar dados garante melhores resultados?

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Você conhece o conceito de gestão multiempresas? Ideal para quem administra mais de uma empresa é fundamental para o crescimento delas. Veja as vantagens. 

Se a sua empresa possui filiais ou se já está chegando o momento de expandir o negócio, é hora de pensar também em uma gestão multiempresa. 

Gerir os processos internos e demandas de uma única empresa já é uma tarefa que exige atenção máxima, imagine administrar sede e filiais ou um grupo empresarial? A gestão se torna ainda mais complexa, não é mesmo?

Pense na dificuldade em ter de usar vários sistemas para gerenciar o negócio, imagine como isso não afeta diretamente os resultados da empresa. Afinal, o sucesso de qualquer empreendimento passa pela tomada de decisões assertivas, mas sem um controle preciso e claro dos dados, isso é praticamente impossível.

Por isso, se o momento é de crescimento, pensar à frente faz-se necessário.  Um software de gestão empresarial que integra as informações de diversas unidades em uma única base de dados permite maior controle e acesso fácil aos gestores.

Continue na leitura e entenda mais sobre o conceito de gestão multiempresas, suas vantagens e prepare-se para impulsionar o negócio.

 

Gestão multiempresas: o que é e para quem é indicado

 

A gestão multiempresas nada mais é que a possibilidade de gerir mais de uma ou várias empresas por meio de um único sistema de gestão ERP, ou seja, é a integração dessas unidades.

Ela permite o gerenciamento simultâneo e em tempo real dos dados e, por isso, otimiza o processo de gestão.

Importante lembrar que, mesmo que os dados estejam integrados, não quer dizer que você não terá acesso às informações separadas e individuais das empresas. 

Ao abrir a plataforma, o gestor ou responsável visualiza dados de uma instituição específica ou de todas as instituições cadastradas, de acordo com o que ele precisa. 

É realmente uma gestão completa e eficiente, que garante agilidade, maior controle e segurança.

A gestão multiempresas é compatível com qualquer tipo de negócio, como indústria, varejo, agronegócio, educação, saúde, até mesmo e-commerce e muitos outros, independente do porte, área de atuação ou composição acionária.

 

Por que integrar os dados em um único sistema?

 

A integração de informações das unidades reflete diretamente nos resultados obtidos. Como já foi dito, um processo de gestão claro e amplo é fundamental para que os gestores saibam o que está realmente acontecendo e busquem as soluções mais adequadas.

Sem isso, por exemplo, uma das unidades pode estar dando prejuízo e você só vai tomar conhecimento quando o problema já estiver quase que incorrigível. 

Confira algumas das vantagens de integrar os dados em um sistema de gestão multiempresas:

  • Maior controle financeiro: fluxo de caixa, contas a pagar e a receber, emissão de relatórios;
  • Controle de estoque e logística: previsão de gastos, deslocamento, abastecimento, gestão de todo o ciclo de vida do pedido;
  • Gestão de venda: acompanhe o ciclo de venda em cada unidade;
  • Emissão de relatórios e notas fiscais: relatórios de todas as unidades ou individualmente, notas usando o mesmo certificado digital ou diferentes para cada loja;
  • Permissão de usuários: é possível configurar o acesso de usuários, conforme a necessidade.

O Lírio ERP é um sistema de gestão multiempresas completo, eficiente e seguro que permite o controle total e organizado dos dados de todas as empresas.

Disponível também na sua versão em nuvem, o Lírio conta com um dashboard personalizado para atender as mais específicas necessidades.

Entre em contato e conheça.

Invista num processo de cobrança amigável e eficaz

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Contar com um plano de ação de cobrança amigável e eficaz é garantir o bom andamento de qualquer empresa e, essa situação pode ser otimizada, caso esse controle seja feito de maneira estratégica.

Ainda encontramos empresários que realizam o controle das contas a receber em planilhas ou, até mesmo, em cadernos de registro, que podem fazer com que alguma informação passe despercebida.

Esta maneira de registro não é errada, mas pode ser limitada, pois, não possibilitam uma visão ampla e dificultam o controle das quitações de títulos, integrando com demais informações como vendas, fluxo de caixa e clientes.

É importante ter parâmetros de cobrança claros, objetivos e que cada ação seja executada no momento certo. Uma boa gestão de cobrança evita a inadimplência, além de estabelecer ações, métodos que incentivem o pagamento das dívidas, por negociações e, especialmente, o cuidado com o relacionamento do cliente.

 

Dicas um plano de ação para uma cobrança eficaz

 

No momento de construir seu processo de cobrança é preciso deixar claro os prazos dados aos clientes para a quitação de pagamentos em atraso, antes de considerá-lo como inadimplente. Isto evita problemas no fluxo de caixa e também dá clareza aos envolvidos, facilitando também no relacionamento.

Pode-se adotar também ações antes da data do vencimento, com notificações próximas a data e assim evitar esquecimentos quanto ao pagamento por parte do cliente. Estes avisos persistem por um período após o vencimento, sugerimos variar de 10 a 30 dias ou conforme a política de cobrança definida pela empresa. Neste período o cliente ainda não configura como inadimplente. 

Estas ações visam uma cobrança amigável, importante para evitar desgastes e estabelecer uma relação de confiança entre as partes. E, ainda contribui para evitar o aumento da inadimplência, pois seus clientes terão maior respeito pela conduta da empresa em compreender dificuldades momentâneas comuns a qualquer negócio.

Algumas ações podem contribuir para o recebimento com pontualidade dos bens, produtos ou serviços vendidos a crédito:

 

  • Automatize o processo de cobrança para melhorar o seu controle financeiro;
  • Envie lembretes de vencimento próximo à data;
  • Faça o controle dos valores em atraso com identificação do tempo de atraso;
  • Negocie um plano de liquidação;
  • Dê ao seu cliente diferentes formas de pagamento;
  • Tenha um plano de ação para não apenas receber os valores vencidos, mas bem como para ajudar a reduzir o índice de inadimplência sendo parceiro do cliente.

 

Automação de processos

 

Realizar análise de crédito antes da venda, manter um controle dos devedores, gerir o fluxo de caixa por processos manuais, demanda muito tempo e pode ser muito arriscado para a saúde financeira da empresa.

Investir em automatização dos seus processos pode ser a solução decisiva para ter um departamento financeiro de sucesso. Todas as ações mencionadas neste artigo podem ser facilmente realizadas, caso a empresa possua um sistema integrado de gestão.

Sistema integrado de gestão ou ERP (Enterprise Resource Planning), como o Lírio, é um software corporativo, capaz de controlar os dados e informações da empresa de forma a integrar as diversas áreas como:

  • Vendas;
  • Financeiro;
  • Fiscal;
  • Estoque;
  • Compras.

Além disso, agrega funções como cadastro de clientes, com seu histórico de compras, organização das contas a pagar e a receber e realização da cobrança bancária, permitindo se antecipar aos atrasos e avisar o cliente sobre o vencimento e os benefícios do pagamento em dia.

Outro grande diferencial é a possibilidade de acompanhar o fechamento do caixa e das comissões dos vendedores, automatização das cobranças e, consequentemente, reduzir a inadimplência com um sistema eficiente.

Com o Lírio ERP você pode promover mais agilidade e fluidez para os processos de gestão da sua empresa, além de garantir mais estabilidade financeira, a partir do fornecimento de dados precisos e confiáveis para embasar a tomada de decisões gerenciais.

Toda empresa necessita de planejamento, foco e equipe, e por isso, é necessário ter o controle integrado através da tecnologia.

5 benefícios do controle integrado para o crescimento do seu negócio

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Hoje, com a forte competitividade, uma empresa não consegue se manter no mercado sem aderir a tecnologia do controle integrado para colaborar com o crescimento do negócio. Leia mais

Vale destacar algumas dicas de gestão que a Apple utiliza para gerar bons resultados em seu faturamento.

Faturamento: Como a Apple aumentou seus resultados em 12% apenas se organizando melhor

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Estatísticas apontam que, em dezembro de 2017, a Apple atingiu o lucro recorde de US$ 20 bilhões. De acordo com a empresa, este resultado é 12% maior do que o faturamento alcançado no ano anterior.

Faturamento Apple

Atualmente a Apple possui valor de mercado de mais US$ 850 bilhões de dólares, segundo relatórios financeiros da Global Fortune 500, que é uma lista compilada e publicada anualmente pela revista Fortune que detalha os rendimentos das 500 maiores empresas do mundo. Entretanto, esse império bilionário não foi construído da noite para o dia.

Desde 1998, a partir do lançamento do IMac, a Apple se tornou referência mundial no que se refere à inovação e liderança de mercado. para o mundo todo quando o assunto é investir em inovação e liderar o mercado. Não é à toa que está a 24 anos na lista das maiores empresas do mundo.

A Apple é um grande case de sucesso quando falamos sobre planejamento, crescimento, faturamento e vendas. Qualidade e inovação são pontos fortes que definem a marca. A Apple não é uma empresa que conquista clientes, ela conquista fãs.

A essa altura, você deve estar se perguntando: “Como esta empresa consegue atuar de forma tão assertiva e eficiente?”. A resposta é simples: bom planejamento e excelência em gestão de negócios.

O grande idealizador da Apple, o lendário Steve Jobs, não somente criou as diretrizes básicas da marca, mas deixou um legado de ensinamentos que continuam guiando a empresa.

Bom, chega de falar dos números da Apple. Agora, vamos destacar algumas dicas de liderança e gestão que a Apple utiliza para que você possa aplicar em sua empresa e trazer bons resultados pra o seu faturamento. Acompanhe e inspire-se!

Supervisione cada detalhe dentro da empresa

Uma das rotinas de Steve Jobs, era a de acompanhar de ponta a ponta o processo de produção dos produtos Apple. Desde o desenvolvimento dos aparelhos até o design das lojas físicas. Para ele, absolutamente TUDO é importante!

Ter uma visão 360º do seu negócio é fundamental para entender onde acontecem falhas e acertos. Se atenha a todos os detalhes. Conheça seus colaboradores, estude seus concorrentes, entenda as expectativas do mercado consumidor. E o mais importante, entenda qual é a experiência que o seu produto oferece para seus clientes.

Tenha foco e seja organizado

Organização e o foco são essenciais para que o trabalho seja realizado de forma clara e precisa. Em 1997, após uma série de terríveis resultados financeiros, entre eles o que resultou na perda de US$ 750 milhões de dólares, o maior prejuízo já sofrido por uma empresa do Vale do Silício. Steve Jobs, que nessa época estava retornando à Apple após uma saída devido ao fracasso de vendas do Macintosh em 1985, nesse mesmo tempo a empresa estava a beira da falência. Então, Jobs começou a revisar o portfólio da empresa e se deparou com uma quantidade enorme de produtos, totalmente desorganizados. Muitos deles não precisavam sequer existir.

Ele realizou um levantamento detalhado por meio de reuniões com cada equipe de produtos da Apple. Esse processo durou várias semanas.

‘A Apple está numa grave situação financeira e não temos meios para fazer nada extra.’ Afirmava Jobs.

Para que um produto pudesse ficar no catálogo, era preciso antes vende-lo para Steve Jobs. O que não era algo fácil de ser feito.

Assim, Steve Jobs decidiu que a Apple deveria se propor a fazer um único produto de altíssima qualidade para cada uma das categorias elencadas. Segundo ele, ‘não é preciso, somente, saber o que fazer. Mas, também, é preciso saber o que não precisa ser feito’.

Elabore estratégias que correspondam com o propósito da marca

Antes de mais nada, é fundamental que você tenha um propósito bem definido para a sua empresa. O propósito é o que vai nortear qualquer tipo de ação dentro e fora do seu negócio. É ele quem define como seus colaboradores devem agir, ele é a essência da sua empresa. Sem um propósito é impossível criar empatia entre seu público e sua marca.

A Apple carrega o seu propósito desde a era Steve Jobs. E esse é o combustível que move toda a empresa. Veja:

We believe that people with passion can change the world for the better.
Nós acreditamos que pessoas apaixonadas podem mudar o mundo para melhor.

Através destas palavras, a Apple se tornou o gigante que conhecemos hoje. Em uma reunião interna Steve Jobs apresentou esse propósito, juntamente com campanha publicitária que marcou a história da empresa, com o slogan “Think Different”. Veja o comercial dessa campanha de 1997:

O propósito se faz presente no design dos produtos da Apple. Toda a estrutura é simples, mas arrojada. O funcionamento é extremamente simples e intuitivo, tudo muito fluído e pensado para que o usuário não perca tempo e energia em descobrir como um dispositivo funciona.

Perceba que o propósito mencionado anteriormente se encaixa em todas as ações que são feitas, desde a montagem do produto até o processo de venda e uso.

É comum encontrarmos a missão, a visão e os valores colocados nas paredes de diversas empresas. Mas poucas buscam esse contato íntimo entre os consumidores e suas marcas. E quando conseguem, os resultados surgem de maneira absurda.

Pense hoje mesmo no propósito do seu negócio. Busque na alma da sua marca o porquê de sua existência e quando descobrir, grandes resultados surgirão.

Paciência e perseverança

Tudo o que falamos até agora leva tempo para acontecer, mas o que você deve ter em mente é que o mundo atualmente muda muito rápido. Produtos são descontinuados, outros são criados, tudo muito rápido e muitas vezes sem aviso.

Por isso, mantenha-se atualizado(a). Mude processos, procure sempre otimizar o que já está bom. A excelência do seu negócio está nos pequenos detalhes.

A Apple, busca sempre inovar trazendo novidades para que você possa mudar o mundo. Afinal, esse é o propósito dessa marca.

Mas qual é o propósito da sua marca?

Ou. Por que continua fazendo o que faz hoje?

Reflita e procure essas respostas dentro do seu time. Fazer com que todos participem de tomadas de decisões importantes pode te surpreender.

 

Ter uma visão 360º da sua empresa significa visualizar a empresa como um todo.

Visão 360º: 4 dicas visualizar seus processos

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Ter uma visão 360º da sua empresa significa visualizar a empresa como um todo. É trabalhar a partir de uma perspectiva holística, considerando todas as áreas da empresa, e não, apenas, direcionar o foco naquilo que é nossa responsabilidade.

Vamos imaginar que você ocupa um cargo administrativo e só se preocupa em resolver a sua papelada, descarta qualquer envolvimento com outros departamentos e ignora completamente o ambiente empresarial.

Dessa forma, não consegue perceber quais são os problemas e desafios que acabam interferindo indiretamente no seu trabalho e no trabalho dos demais membros da empresa.

A visão 360º possui quatro pontos administrativos básicos: o planejamento, a organização, a direção e o controle. O domínio destes quatros itens é fundamental para qualquer tomada de decisão.

Pensando nisso, separamos 4 dicas que te ajudarão a estabelecer uma visão 360º da sua empresa de maneira prática e eficiente. Acompanhe!

1. Comece a analisar seu negócio de maneira integrada

A empresa é uma máquina que só funcionará corretamente se todas as engrenagens estiverem trabalhando de forma sincronizada. A integração entre os departamentos proporciona engajamento, boas relações no trabalho, crescimento e organização nas atividades desenvolvidas.

Com a execução de ações integradas, os gestores têm maior facilidade de tomar decisões e implementar planos gerenciais efetivos. Além disso, o seu negócio terá maior ganho de produtividade e redução de gastos.

O impacto desta nova forma de gestão também refletirá no aumento da satisfação de seus clientes. Assim, sua empresa terá mais um diferencial na concorrência e consequentemente, um aumento de lucratividade.

Por isso, é primordial considerar que todas as áreas do seu negócio (pessoas, financeiro, logística, administrativo, comunicação e etc.) Devem estar interligadas e se comunicando de maneira fluída.

Ouça seus colaboradores, analise as necessidades correspondentes a cada um dos departamentos, quais são suas dificuldades, pontos positivos e negativos.

2. Tenha conhecimento de mercado e procure estratégias para prosperar dentro do seu negócio.

Imagine a empresa como uma peça dentro de um grande quebra-cabeça, que é o mercado. Para elaborar estratégias de competitividade, você precisa compreender o mercado em que está atuando. Pesquise sobre seu público, seus concorrentes diretos e indiretos, fornecedores e qualquer stakeholder da sua empresa.

Considere todos os fatores possíveis que tendem a impactar na performance da sua empresa: situação econômica, política, novidades e tendências de mercado e assim por diante. Tudo isso o ajudará a elaborar métodos para atingir seus objetivos enquanto empreendedor.

3. Crie um planejamento que determine os objetivos e as ações para alcançá-los

Quando se assume um cargo de liderança, é preciso estabelecer um limite quando se trata de envolvimento direto nos trabalhos operacionais do seu negócio. Se você compromete grande parte do seu tempo na execução de atividades técnicas, consequentemente o processo de gestão é afetado de maneira negativa. Mas, por quê?

Porque nos cargos de liderança a responsabilidade é elaborar estratégias e não realizar atividades operacionais. Além disso, monitorar, engajar e coordenar equipes, são atividades padrão nesse tipo de posição. Logo, absorver atividades operacionais podem causar sobrecarga de trabalho, desorganização, improdutividades e resultados insatisfatórios.

É fundamental que um líder gestor tenha condições de dedicar seu tempo para formular um planejamento adequado, conforme a realidade da sua empresa e suas aspirações de crescimento.

Planejar significa projetar objetivos e elaborar ações consistentes para que suas metas sejam alcançadas. Lembre-se de que o sucesso de sua empresa depende de um ótimo planejamento e da execução sistemática de suas ações.

A ideia é simples: Quanto mais consistente é o seu planejamento, maiores são as chances de conseguir atingir suas metas. Ações práticas e assertivas dependem de delineamentos bem elaborados. Dedique-se para que a fase de planejamento seja executada da melhor maneira possível.

4. Utilize a tecnologia a seu favor e aposte em sistemas ERP’s.

Administrar um negócio não é uma tarefa fácil. Muitos gestores cometem erros graves por fazer uso de ferramentas manuais no processo de gestão, como a utilização de planilhas por exemplo. Entretanto, a tecnologia existe para nos tornar mais produtivos.

Atualmente, o acesso à informações de vitais de uma empresa, pode ser realizado de forma prática a partir do uso de sistemas de gestão ERP (ERP – Enterprise Resource Planning ou Planejamento dos Recursos Corporativos).

O objetivo desse tipo de ferramenta é proporcionar um fluxo de informações contínuo, agrupando todos os departamentos da empresa em uma plataforma única na qual é possível ter acesso a qualquer tipo de informação em tempo real, de maneira integrada e segura.

Dados sobre produtividade, informações sobre entrada e saída de produtos, despesas e receitas, tarefas executadas em diversos departamentos e relatórios, são alguns dados que estarão sempre disponíveis para que você consiga ter uma visão 360º do seu negócio de maneira dinâmica e eficiente.

Gostou das nossas dicas sobre como ter uma visão 360° da sua empresa? Então, aproveite o momento para descobrir um pouco mais sobre sua visão empreendedora com o nosso teste “Que tipo de empreendedor é você”. É rápido, simples e divertido! Vamos lá?
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Separamos 5 séries para inspirar empreendedores com diversas abordagens. Venha conferir e aproveite para fazer um teste sobre o seu perfil empreendedor!

Empreendedores: 5 séries para te inspirar

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Empreendedores são aqueles expert’s em gerir e guiar um negócio ou uma empresa, além de liderar, orientar e buscar oportunidades para o crescimento do negócio e de cada funcionário que integra o empreendimento.

Baseadas em relatos ficcionais ou biográficos, as séries televisivas têm inspirado muitas pessoas quando o assunto é empreendedorismo.

Algumas produções além de entreter o espectador, retratam a história de grandes personalidades do mundo dos negócios. As tramas conseguem abordar de maneira dinâmica, temas como estratégia, negociação, criatividade, inovação, etc.

As séries podem se tornar ferramentas importantes para despertar o interesse no mundo dos negócios, ou então, para repensar processos já existentes, mudanças dentro da carreira, ideias e aprimoramentos necessários no negócio atual.

Considerando estas questões, separamos para você 5 séries que irão te inspirar a começar (ou a se reinventar) no universo business! Prepare a pipoca e vamos lá!

O Sócio

Esta série estilo reality show mostra o dia-a-dia do investidor americano Marcus Lemonis, personalidade da televisão americana que, atualmente, é dono de uma fortuna avaliada em 11 bilhões de dólares.

A cada episódio, Marcus ajuda a recuperar empreendimentos à beira da falência. Para que isso seja possível, o milionário compra uma participação em determinada empresa, e elabora um novo projeto para tirar o estabelecimento do buraco.

É uma ótima série para empreendedores que buscam se reinventar no mercado, além de dar ótimos exemplos de planejamento e estratégia.
O programa é produzido pela rede de televisão americana CNBC, e é exibido no Brasil pelo History Channel.

Suits

Esta produção norte-americana retrata as artimanhas do mundo empresarial, a partir do escritório de advocacia “Pearson Hardman”. Em cada episódio são desenrolados casos jurídicos cheios de negociações e jogadas engenhosas. Um prato cheio para os empreendedores obcecados por decisões estratégicas, jogos de poder e inteligência.

‘Suits’ é quase um ‘MBA em negociação’. Mostra para o empreendedor que, apesar de todas as complicações e adversidades, é possível encontrar uma solução eficiente para todo tipo de problema.

A série é disponibilizada pelo Netflix e, atualmente, encontra-se na sétima temporada.

Gigantes da Indústria

A produção desta série, elaborada pelo History Channel, mostra a significativa participação de grandes empreendedores na construção dos maiores impérios industriais do mundo. É uma ótima pedida para os apaixonados por negócios e pela história da modernização industrial, considerando o viés um tanto documental da série.

Entre os grandes nomes do empreendedorismo retratados estão Andrew Carnegie, J.P Morgan, Henry Ford e John D. Rockefeller. É uma produção perfeita para quem busca inspiração para inovar e ganhar mais espaço no mercado.

Além disso, ‘Gigantes da Indústria’ apresenta ótimas iniciativas da vida real, que refletem engenhosidade e inovação por parte das grandes figuras que fizeram fama e fortuna no empreendedorismo mundial.

Girl Boss

Atenção mulheres empreendedoras! Esta série é feita para vocês! A trama tem como base o best-seller que conta a história de Sophia Amoruso, dona do famoso e-commerce fashion (e milionário) Nasty Girl.

A produção da Netflix aborda a vida da protagonista, a partir de relatos biográficos, que narram a vida pessoal de Sophia e sua experiência como empreendedora de moda.

Com 22 anos, Sophia deixou os estudos, rodou o país de carona, passou por altos e baixos, até se tornar uma mulher de negócios dona de seu próprio império.

Uma ótima trama para mulheres que buscam inspiração em outras mulheres bem-sucedidas no mundo dos negócios. Inovação, coragem, inteligência e visão empreendedora são as palavras que melhor descrevem a série.

Confira o trailer.

E aí, gostou dessa seleção?

Empreendedorismo é um assunto fantástico, acreditamos que pessoas empreendedoras podem mudar o mundo. Mas, e você? Se considera uma pessoa empreendedora? Você sabia que existem vários perfis empreendedores? Quer conhecer o seu?

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A gestão de projetos tem como base não apenas as habilidades técnicas para realizar o trabalho, mas também reúne as habilidades de gestão de pessoas e de relacionamento com o cliente.

Gestão de projetos: 10 passos para te ajudar na otimização da sua empresa

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A gestão de projetos tem como base não apenas as habilidades técnicas para realizar o trabalho, mas também reúne as habilidades de gestão de pessoas e de relacionamento com o cliente. No ambiente corporativo é muito comum associarmos a palavra projeto à construção de algo novo, que seja um empreendimento, uma empresa ou algo relacionado à construção civil.

No entanto, o termo projeto pode fazer referência à inúmeras situações. De maneira geral, a palavra projeto é utilizada para planejar o que será definido no futuro. Ou seja, é o esforço empreendido para conceber algum produto ou a realização de algum serviço.

Existem inúmeras metodologias para otimizar a gestão de projetos. Uma das mais utilizadas é o ciclo PDCA, que em inglês significa Plan-Do-Check-Act. Traduzindo para nossa língua temos: Planejar-Fazer-Checar-Agir. O ciclo PDCA foi criado por William Edwards Deming que era um engenheiro, estatístico e consultor de gestão norte-americano. Deming também foi considerado por muitos o pai do controle de qualidade moderno.

Logo abaixo, detalhamos o que deve ser realizado em cada etapa do ciclo PDCA.

Planejar: Faça uma análise do problema a ser abordado, colete dados relevantes sobre esse problema e por fim realize um planejamento sobre o que deve ser feito para solucionar tal problema.

Fazer: Depois de realizar o planejamento é hora de colocar a mão na massa. A parte de execução é a mais importante dentro do ciclo, pois nessa etapa além de executar o que foi planejado acontecem treinamentos para os demais envolvidos no processo.

Checar: Aqui é verificado o que foi produzido. Esse acompanhamento pode acontecer de maneira simultânea ao processo anterior, ou pode ser realizado ao fim de todo o processo de execução. O intuito é identificar eventuais falhas.

Agir: Na última etapa do ciclo é onde corrigimos as falhas encontradas no processo anterior.

Depois de realizar os ajustes necessários. o ciclo deve ser reiniciado. Pois dessa forma, todo o processo e todas as práticas utilizadas irão ser aperfeiçoados. É importante saber que o sucesso de qualquer tipo de projeto depende da habilidade de gerenciar o tempo e os recursos para que o objetivo seja alcançado corretamente. Isso depende da habilidade do gestor do projeto.

Para auxiliar você a realizar qualquer projeto de maneira eficaz, preparamos alguns passos que irão te ajudar a otimizar a gestão de qualquer projeto

1 – Certifique-se de ter todos os detalhes do plano de projeto

O primeiro passo antes de executar qualquer tipo de tarefa é ter um plano de projeto bem definido. O plano de projeto nada mais é do que um compilado de documentos da fase de planejamento, esse documento descreve como o projeto será executado, monitorado, controlado e encerrado. Tecnicamente são subdivididos em 9 grandes partes. Porém, aqui iremos detalhar os 4 mais importantes que são:

Escopo: Esse documento deve descrever o que será feito, as tarefas e atividades detalhadas.

Cronograma: Aqui é necessário detalhar os prazos de finalização de todas as tarefas. Além disso, deve constar as fases e atividades do projeto, bem como os marcos interinos.

Custos previstos: Estes custos são planejados de acordo com o que foi definido no plano de projeto. Isso inclui, aquisição de equipamentos, recursos humanos e etc.

Recursos: Nada mais é do que os valores disponíveis e acordados no plano de projeto para a conclusão do mesmo.

2 – Identifique o que é necessário para que sua equipe tenha uma boa performance.

Um detalhe importante para o sucesso do seu time, é oferecer as ferramentas necessárias para que possam realizar uma performance de alto nível. No escopo criado anteriormente é importante que seja descrito quais funções irão existir, o valor que será investido na equipe e nos equipamentos ou recursos utilizados. Além disso, é necessário que esse time seja constantemente assistido por um superior imediato que será um guia oferecendo suporte quando necessário e realizando aferições do desenvolvimento do projeto.

3 – Defina marcos importantes

Divida todo o projeto em quatro grandes etapas: Iniciação, planejamento, execução e encerramento. E ao final de cada uma dessas etapas realize uma avaliação e certifique-se de examinar tudo que foi entregue. Além disso, você pode realizar premiações para sua equipe ao fim de cada etapa do processo, pois assim você mantém a motivação do seu time sempre em alta.

4 – Selecione os membros de sua equipe e defina suas responsabilidades com cautela

O processo de montagem do seu time deve ser tratado de preferência com especialistas em recursos humanos, pois é importante garantir que o conjunto de habilidades esteja alinhado com as funções necessárias. Essa etapa é muito importante, pois se atribuirmos uma pessoa errada a uma tarefa específica estaremos reduzindo a chance de sucesso do projeto antes mesmo de começar.

5 – Gerencie os riscos do seu projeto

No decorrer do tempo, podem surgir alguns imprevistos e dificuldades dentro do projeto. Por isso, é importante se atentar e utilizar a gestão de riscos e suas ferramentas para sempre tentar prever problemas antes que eles aconteçam. Essas dificuldades podem ser tanto do ambiente externo quanto interno, como por exemplo, uma péssima gestão do tempo e dificuldades de se comunicar claramente com os fornecedores e em interessados pelo projeto.

6 – Seja realista em suas expectativas

Se tratando de projetos sempre acontecem contratempos. Por isso, é importante que você crie expectativas reais, tanto para sua equipe quanto para qualquer parte que esteja ligada diretamente ao projeto. Existe um ditado que diz o seguinte: “Você pode ter dois dos três: Rápido, bom e barato. Mas você NUNCA pode ter todos os três”. Ser realista em suas expectativas nada mais é do que se certificar de que todos envolvidos entendam que em todo tipo de projeto existem limitações.

7 – Mantenha as linhas de comunicação sempre abertas

Como líder do projeto é de extrema importância manter as linhas de comunicação sempre abertas. Em qualquer projeto a comunicação deve ser algo simples, de fácil acesso, honesta e clara. Manter contato direto com os principais interessados e membros de equipe no decorrer do projeto é algo deve ser frequente. Para isso você pode optar por ferramentas de gestão de equipe, ou por relatórios de status.

8 – Se atenha às documentações

Certifique-se de que toda a documentação esteja alinhada com a metodologia de gerenciamento do projeto, isso vai garantir que sua equipe esteja coberta em termos de expectativas e entregas. As documentações em projetos se tornam importantes pois através delas, você tem a possibilidade de entender melhor o que está sendo desenvolvido no projeto, consegue ter uma boa base para tomadas de decisões e ainda manter todas as partes envolvidas de forma clara e segura.

9 – Evite o escopo do escopo

O “Escopo do escopo” é quando o solicitante do projeto começa a solicitar as chamadas alterações. De maneira geral o escopo do escopo acontece quando novos elementos são adicionados a um projeto que já foi aprovado, entretanto não é levado em consideração o aumento do orçamento ou a adição de mais tempo no cronograma. As alterações sempre irão acontecer, mas elas não devem ser constantes. As mudanças devem ser documentadas através de solicitações e autorizações, podendo gerar aditivo de prazo e/ou custo.

10 – Avalie o projeto

Ao fim de cada projeto aprendemos inúmeras lições, isso acontece pelo fato de que nenhum projeto segue um padrão. E por isso, é importante realizar uma revisão ao fim do projeto, entender quais foram as vitórias do projeto, quais foram os desapontamentos e checar a qualidade do produto entregue. Por fim, faça o cálculo do custo PREVISTO x REALIZADO. Assim você tem mais chances de entender o que pode ser melhorado e otimizar projetos futuros.

Para que todas essas etapas façam sentido, é importante que como líder de projetos, você possua habilidades administrativas específicas e domine técnicas como gestão de conflitos, gestão de pessoas e também gestão do tempo.
Além disso é fundamental o uso de um sistema que possa auxiliar no gerenciamento de dados. Pois existem muitas etapas a serem seguidas e inúmeros detalhes que podem definir o sucesso ou o fracasso do seu projeto. Ter uma solução que ofereça segurança durante todo o processo é algo que deve ser levado em consideração. Dessa forma, seus projetos sempre serão um sucesso.

 

Gestão de contratos é o conjunto das técnicas, procedimentos, medidas e controles que visam à administração correta e eficaz de todas as variáveis envolvidas na contratação.

Gestão de Contratos: 6 ações para garantir bons resultados

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Gestão de contratos é o conjunto das técnicas, procedimentos, medidas e controles que visam à administração correta e eficaz de todas as variáveis envolvidas na contratação, desde a proposta negocial, passando pela negociação do contrato, discussão e redação de cláusulas, cautelas na formalização do contrato.

O contrato talvez seja o objeto administrativo mais importante dentro de uma empresa. Por meio dele empresas firmam acordos e pessoas se vinculam a outras pessoas ou até mesmo à outras empresas. A função de um contrato é basicamente fazer valer o que foi acordado em negociações. Esse documento é de extrema importância, mas mesmo assim muitos empresários o negligenciam.

Segundo um estudo realizado pela (ANGC) Associação Nacional de Gestores de Contratos, 90% dos diretores de empresas no Brasil, afirmam que não possuem uma política de gestão de contratos eficiente. Esse levantamento ainda revelou que 75% das organizações não possuem uma metodologia de monitoramento de contratos e 90% ainda realizam todo esse controle via e-mail.

São números alarmantes que refletem o que acontece no cotidiano das empresas, os contratos sempre terminam arquivados e de certa forma esquecidos, o que não é considerado uma boa prática de gestão de contratos.

Pensando nisso, nós preparamos algumas dicas que podem fazer diferença no momento de gerenciar todos os seus contratos.

Muito se fala em gestão de contratos. Mas afinal, o que é a gestão de contratos?
Gestão de contratos, é um conjunto de técnicas e recursos administrativos para realizar o acompanhamento do cumprimento de obrigações contratuais. Esse gerenciamento tem como objetivo monitorar o ciclo de vida de um contrato (criação, execução e encerramento) e garantir que tudo o que foi acordado seja executado corretamente.

Uma boa redação é primordial

A confecção de um contrato talvez seja a parte mais importante na gestão de contratos. Porque é nesse momento em que todos os termos são descritos e isso pode trazer um impacto positivo ou negativo para as demais partes do processo de gestão. Muitos se preocupam em finalizar o mais rápido possível o processo de venda, e acabam negligenciando a criação correta do contrato.

Não utilize modelos prontos da internet!

Tenha em mente que cada contrato é único, alguns podem ser similares, mas nunca serão iguais. Se atenha aos detalhes, pois são eles que irão fazer a diferença no momento de realizar uma boa gestão. Invista em profissionais especializados que possam garantir que esses detalhes não passem despercebidos.

Use softwares para organização e monitoramento

Todos já sabem que a tecnologia tomou o mundo em vários sentidos. E com a parte jurídica não é diferente. Os avanços tecnológicos trouxeram uma nova maneira de tratar os dados gerados pelas empresas. Quando existem poucos contratos existe a possibilidade de realizar o controle por pastas sem maiores dificuldades, mas é claro que a quantidade de contratos aumenta de acordo com o crescimento de sua empresa. Dessa forma, é importante utilizar sistemas de gestão para controlar corretamente dados e ter a possibilidade de se preparar melhor para eventos como uma eventual renovação de contrato por exemplo.

Organize seus contratos

Parece algo óbvio, mas um dos pontos de maior dificuldade é a organização e o armazenamento dos contratos criados. Utilizar pastas é algo muito comum, mas para ter uma maior eficiência realize a segmentação dessas pastas por meio de temas, datas ou clientes. Mas o ponto chave para ter total segurança no processo de organização e armazenagem de contratos, é sem dúvida optar por armazenamento em nuvem. A nuvem é como são categorizados servidores na internet que oferecem serviços de armazenamento de dados com segurança e estabilidade. Por meio desse tipo de serviço, é possível reduzir custos com espaço físico e mão de obra, já que todos os contratos estarão em um ambiente digital.

Antecipe as renovações

Renovação de contrato é algo basicamente impossível de se controlar caso não utilize um sistema que faça esse monitoramento. Imagine o quanto sua equipe seria mais eficiente se soubesse exatamente o que está acontecendo com cada contrato, imagine ainda que é possível personalizar o sistema de gestão para alertar sobre determinadas mudanças realizadas por meio de notificações. Sim isso é possível! Os sistemas auxiliam no momento de uma renovação, pois podem emitir avisos com antecedência, fazendo com que todo o time se organize para o processo de renovação que de certa forma é demorado. A grande vantagem de antecipar o processo de renovação contratual é que sua equipe terá todo tipo de insumo para abordar esse cliente no momento certo.

Crie relatórios para ter um controle maior

Os sistemas de gestão, podem oferecer dados sobre todos seus contratos. Isso acontece por meio de relatórios que são gerados online, trazendo informações importantes no momento que for necessário de maneira rápida e simples. Com relatórios em mãos, é possível se preparar melhor para qualquer tipo de ação a ser tomada.

Atualize os índices monetários

As mudanças na economia podem surtir efeito em alguns tipos de contratos. Se as mudanças forem muito bruscas, ao final do prazo do contrato o valor estará alterado. Portanto, é importante se atentar aos índices financeiros para saber o momento correto de tomar uma iniciativa e evitar futuros prejuízos.

O controle efetivo dos contratos em uma empresa, é algo de extrema importância. Por meio da Gestão de contratos, você consegue identificar se o que foi acordado está sendo cumprido corretamente, e também consegue entender de maneira preventiva se algum investimento ou acordo pode afetar seu negócio.

Ter uma comunicação interna eficiente em uma empresa, pode evitar transtornos. Clique aqui e veja como otimizar a comunicação interna em sua empresa.

Comunicação interna: 5 vantagens

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Manter colaboradores alinhados com procedimentos internos, engajados e comprometidos é o desafio de muitas empresas. Um dos fatores que influenciam no desempenho dos colaboradores é a comunicação interna.

É muito comum empresas disponibilizarem murais com informativos, dispararem e-mails com alguma novidade sobre o ambiente interno, repassarem manuais sobre como se portar. Mas será que essa prática realmente é eficaz?

A mensagem é recebida, mas existe uma grande diferença entre entregar uma mensagem e fazer com que essa mensagem influencie na mudança de comportamento de um colaborador. Isso mostra que um trabalho de comunicação interna eficiente pode fazer toda a diferença.

Neste material, vamos mostrar o que é Comunicação Interna e quais são suas vantagens.

O que é comunicação interna?

Na verdade. Em um ambiente onde existem pessoas, a comunicação sempre irá acontecer. A diferença é que se a organização se preocupa com ela, toda a equipe é melhor direcionada de acordo com o propósito da marca, caso contrário ela tomará outro sentido. A comunicação interna realiza todo o trabalho de informar e engajar os colaboradores. E é um fator importante, pois é através dela que todo o time saberá sua importância dentro da empresa.

A importância da comunicação interna para a cultura da empresa.

Você já deve ter ouvido falar em propósito, missão, visão, valores e etc. Mas os colaboradores da sua empresa sabem qual é o propósito do seu negócio? Ou ainda, o seu colaborador sabe qual a importância dele dentro desse propósito?

Não basta ter um propósito interessante, se seu time não está inserido nele. A comunicação interna é importante nesse aspecto, pois é a partir dela que os colaboradores entenderam seu propósito. E mais do que isso, eles se sentiram parte da sua empresa. E esse é o ponto mais importante. Seres humanos tendem a se dedicar mais em um grupo onde se sentem como parte. Ou seja, quando pertencemos a determinado grupo, criamos um tipo de conexão com nossa identidade.

Veja quando falamos do Google. Trabalhar nessa organização é o sonho de muita gente. Sabe por quê? É porque um dos fatores que eles mais valorizam, é uma comunicação interna eficiente. Eles conseguem fazer com que cada funcionário se sinta parte de um todo. E o resultado é tão impressionante, que até quem não trabalha nesse ambiente é impactado e sente vontade de fazer parte desse meio.

Quando uma empresa consegue fazer com que um funcionário relacione o trabalho com sua identidade, o profissional começa a torcer pela empresa, contribui para que ela cresça e o mais importante ele sabe que o seu trabalho é importante naquele local.

As Vantagens de uma Comunicação Interna eficaz

1. Alinha os colaboradores.

Uma das maiores vantagens de realizar uma comunicação interna, é o de alinhar procedimentos internos
dentro de cada departamento.

O trabalho de reforçar como ser mais eficiente em uma atividade, revisar processos operacionais e manter todos atualizados sobre o propósito da empresa é algo que a comunicação interna realiza constantemente.

2. Mostra a importância de cada colaborador

Saber o que você está fazendo, porque está fazendo e entender a importância do seu trabalho em uma organização muda tudo.

A comunicação interna utiliza de métodos como o endomarketing para motivar os funcionários, e também consegue deixar claro o quão importante cada colaborador é na construção do propósito da sua marca.

Quando um colaborador tem ciência da sua importância, ele se sente mais valorizado e por consequência se empenha e demonstra mais comprometimento.

3. Fortalece o propósito da empresa

Não basta ter um propósito, é necessário que esse propósito esteja latente em todos os colaboradores.A comunicação interna faz com que o propósito se torne um mantra, que deve ser praticado diariamente por todos.

Um dos maiores benefícios, é que quando temos um colaborador que entende o propósito de uma empresa. Ele sabe exatamente como se comportar em determinadas situações, sabe como sua marca se comunica, e claro, sua produtividade aumenta.

4. Reduz a quantidade de “panelinhas”

É inevitável e completamente normal a formação de pequenos grupos dentro de uma empresa. O desafio é fazer com que essas “panelinhas” não se fechem e deixem de colaborar positivamente com outros grupos.

A comunicação interna pode fortalecer a cultura da colaboração entre departamentos e no compartilhamento de conhecimento entre os mesmos. Desde que seja feita de maneira constante, ativa e eficiente.

5. Melhora os resultados financeiros

Como consequência de todos os benefícios apresentados anteriormente, os resultados financeiros também sofrem mudanças positivas. É simples, se um colaborador está constantemente atualizado e engajado com o propósito da empresa ele aumenta sua produtividade, com uma maior produtividade e um alto nível de engajamento esse colaborador passa a participar ativamente de melhorias na empresa, seja auxiliando na gestão de processos ou em produtos. Isso gera uma melhora nos resultados financeiros.

Em estudo realizado pelo instituto Willis Towers Watson com mais de 300 organizações ao redor do mundo, em 2009 e 2010 apontou que as empresas com melhores resultados financeiros tinham um aspecto em comum: uma comunicação interna eficaz.

O estudo também revela que essas mesmas empresas, tiveram uma valorização 47% maior na bolsa de valores, em um período de 5 anos, se comparadas à empresas que fazem investimentos menores em comunicação interna.

Fica claro que a comunicação interna é algo que pode mudar o clima da sua empresa e ainda otimizar os resultados do seu negócio.

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5 dicas para alcançar a sustentabilidade do seu negócio

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Promover a sustentabilidade do negócio, visa dar suporte, condição, apoio e conservação a empresa, de maneira estratégica e longínqua. Uma gestão bem implementada não apenas gera sucesso para a empresa, mas também estabelece processos que fazem com que os resultados permaneçam positivos.

A sustentabilidade de uma empresa não se resume apenas a sua saúde financeira, mas em estabelecer ações que promovam a constante evolução dos processos e da gestão da empresa de modo que ela acompanhe as tendências direcionadas pelo mercado. Para isto é importante que os gestores se mantenham atentos aos seguintes elementos:

Fique atento a saúde financeira da empresa

A análise constante dos dados é fundamental para a sustentabilidade do seu negócio, seja qual for a área de atuação ou tamanho da empresa. Se os custos forem superiores, ou estiverem muito próximos, ao total das receitas, é sinal de perigo. Mantenha sob controle o processo produtivo da sua empresa, bem como os gastos necessários para colocar seu produto ou serviço no mercado.

Uma gestão eficiente precisa conhecer todos os impactos sobre os resultados. Uma ferramenta para controlar e entender esses gastos são os softwares de gestão, eles permitem o monitoramento e análise dos dados, para facilitar a tomada de decisões sobre investimentos e corte de gastos.

Melhora contínua dos processos

Alinhar, controlar e melhorar os processos irá contribuir para uma melhor produtividade de sua equipe, para a melhor comunicação entre as diferentes áreas da empresa e no atendimento aos clientes. Uma empresa que busca sua sustentabilidade, precisa organizar sua estrutura interna, começando pelos processos, passando também pelas pessoas, de modo a verificar se não há sobrecargas e gargalos, o que compromete a qualidade do serviço ou produto entregue.

Tenha um bom relacionamento com os públicos-alvo da empresa

E não se engane, seu público-alvo não é apenas o cliente, engloba a concorrência, parceiros, fornecedores, colaboradores e qualquer outro que possa impactar no seu resultado e na sobrevivência do seu negócio.

Estabelecer relações de confiança, lhe trarão benefícios, como na entrega de mercadorias de acordo com sua necessidade, melhores prazos e condições de pagamento, além de descontos e outras facilidades.

Avalie os diferentes cenários da empresa

É sempre bom que a empresa faça anualmente uma análise de sua estratégia de crescimento. Um primeiro passo é avaliar o cenário interno da empresa, suas forças e fraquezas, e em seguida avaliar as oportunidades e ameaças presentes no mercado em que a empresa atua.

Ao reconhecer estes cenários a empresa poderá se preparar para aproveitar as oportunidades de mercado para o crescimento, além de se preparar para minimizar os impactos das ameaças. Umas das ferramentas utilizadas para tal é a análise de SWOT.

Não deixe de inovar

Por fim a inovação é um dos principais elementos para a sustentabilidade das empresas. A inovação não precisa ser uma invenção, mas a melhoria de um produto ou serviço. Fique atento aos consumidores e desenvolva ofertas que atendam as novas necessidades que surgem no mercado.

A inovação garantirá que sua oferta esteja alinhada com as necessidades dos seus clientes e assim você manterá sua relevância para o mercado. Pequenas mudanças ou adequações, podem trazer melhorias significativas para seu empreendimento. O uso de um sistema de gestão é importante para ajudar a controlar a saúde da sua empresa.

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