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A gestão de contratos vai além da simples gestão de documentos, este processo contempla a gestão do bom relacionamento com o cliente.

Gestão de contratos: Onde os bons resultados de relacionamento se encontram

26 de abril de 2017/0 Comentários/em Gestão, Gestão de Contratos /por hdtecnologia

A gestão de contratos vai além da simples gestão de documentos, este processo contempla a gestão do bom relacionamento com o cliente que se inicia antes à assinatura do contrato, ainda no processo de venda, que deve ser conduzido com empatia e atenção as necessidades do cliente em potencial. E deve continuar na gestão do contrato com atenção aos detalhes do contrato.

Para uma boa Gestão de Contratos é imprescindível providenciar planejamento e programação detalhados de todas atividades e eventos incluindo os financeiros do contrato sob sua gestão. O ideal, usual, é ter-se um cronograma, às vezes dois, um físico e um financeiro.

O aumento dos volumes e complexidade dos documentos contratuais fizeram vir à tona uma necessidade percebida no ambiente empresarial: o gerenciamento efetivo de contratos.

Com a Gestão de Contratos cada vez mais minuciosa, muitos benefícios têm sido vistos:

O Controle de Contratos auxilia na gestão de obrigações de maneira efetiva. Isso faz com que todas as partes envolvidas tenham benefícios em termos de estratégias e procedimentos empresariais; e
Com a Gestão de Contratos é possível monitorar e supervisionar adequadamente o cumprimento das obrigações contratuais.

A gestão de contratos garante que as organizações criem, executem, gerenciem e analisem seus contratos com mais conformidade e redução de custos, incluindo todo o ciclo de vida do documento.

A melhor analogia para o processo de gestão de contratos é a evolução de um relacionamento evolui de um flerte, passando pelo namoro até chegar ao casamento.

Flerte: Este é o primeiro estágio da compra, é quando o cliente em potencial conhece o seu serviço de perto, é a primeira impressão que ele terá da sua empresa, e como muitos dizem a primeira impressão é a que fica. Neste estágio, demonstre interesse pelo que ele tem a dizer, mas não se dever forçar a venda antes que ele esteja pronto para o próximo passo.
Namoro: Chegamos ao namoro, é aqui que se deve estreitar o relacionamento, está é a hora de demonstrar que você é capaz de atender as necessidades do seu cliente potencial. Neste momento ele busca segurança e confiabilidade e você precisa demonstrar conhecimento e experiência.
Casamento: aqui temos a concretização da venda, o casamento envolve o acerto de todos os detalhes, das responsabilidades e direitos de cada uma das partes.

É comum que o cliente em potencial receba toda a atenção necessária, mas no momento em que a venda é fechada começam os problemas. Envio de faturas em atraso, solicitações que estão fora do escopo, entre outras.

É aqui que entra a gestão do contrato, que reúne, documenta e acompanha os direitos e responsabilidades de cada uma das partes envolvidas. Manter-se atento ao que está acordado, prazos e entregas devem ser atendidos, são fatores que mantem a satisfação do cliente.

Para realizar a gestão de contratos é importante utilizar-se de um sistema para apoiar a sua equipe, melhora o acompanhamento das atividades relacionadas a ele:

Controle dos contratos: através do número do contrato pode-se acompanhar as atividades a ele relacionadas e todas as informações que regem o contrato.
Gestão financeira dos contratos: faturamento das parcelas e mensalidades atribuídas aos produtos ou serviços do contrato.
Controle das renovações e reajustes: Acompanhamento da data de renovação e das regras de reajuste de maneira a antecipar-se as datas e não perder os prazos e condições. A antecipação da renovação do contrato gera menor desgaste entre a empresa e o cliente.
Análise da lucratividade de cada contrato: análise conjunta das informações dos custos, sejam estes administrativos ou operacionais, em relação aos rendimentos do contrato. A partir desta análise é possível verificar se há necessidade de reajuste do contrato.
Automação da cobrança: Geração automática de todas as cobranças relacionadas ao contrato.
Relatórios de contratos próximo a vencer: acompanhe os contratos que possuem vencimento próximo e já inicie o processo de negociação, assim você não perderá os prazos.
Automatização do faturamento: faturamento de automatizado de serviços adicionais inclusos nos contratos, como horas adicionais de serviços, assim como envio de nota fiscal pelo serviço prestado.

Mesmo com toda a automatização do processo é importante não perder o contato pessoal, invista sempre no relacionamento.

5 benefícios da gestão de processos

1 de novembro de 2016/0 Comentários/em Gestão de processos /por hdtecnologia

A automação é um sistema que visa agilizar, dinamizar e otimizar as tarefas, mas depende da interferência humana durante todo o processo para ser produtivo, o que pode gerar erros ou falhas de manutenção. Toda empresa bem-sucedida precisa ter gestão de processos bem alinhada, que permita compreensão de todas as etapas do negócio.

A gestão de processos é constituída por especialistas, com intuito de estabelecer processos claros e organizados para maximizar resultados. Permite revelar gargalos, estrangulamentos e ineficiências em tempo hábil.

Benefícios da gestão de processos

Aproveitamento do tempo: O colaborador mantém seu foco na atividade fim, sem precisar demandar tempo nas tarefas operacionais, além de manter organização de atividades e informações, necessidades ou projetos da empresa, possibilitando assim um processo eficaz.
Integração: A gestão de processos integra áreas, melhorando a comunicação organizacional e identifica pontos a serem trabalhados nos mais diversos setores, gerando sintonia entre todas as etapas da empresa.
Tomada de decisão: Com informações atualizadas, mensuradas e úteis, o processo de tomada de decisões se torna assertivo, pois as prioridades ficam bem direcionadas, possibilitando que o gestor se antecipe às alterações do mercado, maximizando oportunidades de negócios.
Maior qualidade: Com a otimização de gestão, a rotina de trabalho ganha mais envolvimento da equipe, conquistando o engajamento dos colaboradores em todas as etapas, com essa conformidade há redução de custos e eficiência de trabalho, aumento na qualidade de prestação de serviços e maior satisfação do cliente, agregando valor ao produto ou serviço prestado.
Melhoria contínua: Um dos objetivos da gestão de processos é a melhoria contínua em prol da excelência operacional, garantindo ganhos expressivos à empresa, uma vez que os indicadores orientam para que seja estabelecida uma gestão estratégica.

Vale ressaltar, a gestão de processos quando bem realizada, permite que a organização antecipe e responda às mudanças do mercado, maximiza as oportunidades de negócios, pois reduz ineficiências e redundâncias de informações, além de permitir a satisfação de colaboradores, gestores, empresário e principalmente clientes.

Entenda a importância de um sistema de informações gerenciais atualizado

21 de fevereiro de 2015/0 Comentários/em Empreendedorismo, ERP, Gestão Interna /por hdtecnologia

Sistema de informações se tornaram ferramentas essenciais nos dias atuais. Em um mercado de livre comércio e competição, empresas dispostas a terem seus diferenciais destacados e estarem na frente das concorrentes optam por recursos tecnológicos organizacionais capazes de melhorar não só a produção como o relacionamento interno entre setores organizacionais.

Os sistemas de informações gerenciais são plataformas que permite a transmissão de informações a vários setores empresariais, disponibilizando dados para a análise quantitativa e qualitativa do mesmo. Com essas informações, é mais rápido detectar falhas que podem ocorrer no gerenciamento e apresentar soluções eficazes para solucionar o ocorrido.

São várias as vantagens um sistema de informações gerenciais, um deles é o sistema ERP um software de gestão que deve ser levado em consideração por sua enorme eficácia nos mais diversos projetos de gerenciamento. Podemos citar alguns exemplos no qual o sistema age para melhorar o plano de ações e metas de desenvolvimento da produção, são eles:

Sistemas de informações reduzem custos.

Um dos mais importantes impactos gerados pelo sistema, se a empresas puder contar com monitoramento da organização, de estoque, ou das demais áreas, iremos perceber onde estão as áreas de processamento e que possuem mais dificuldade de se relacionar com as demais, e, portanto, com aproveitamento menos que as outras. Esse nível de organização impede que os problemas mais prováveis durante o processo fiquem grandes ao ponto de serem dispendiosos e interfira na agilidade do processo.

Renovação da hierarquia nas decisões gerenciais

A partir do sistema é possível que a informação não fique presa somente a uma área supervisora, que tomará decisões com base na hierarquia organizacional. A informação acessível a várias áreas permite que vários gestores tomem decisões em seus respectivos âmbitos e assim todos irão integrar uma ação potencializadora da produção.

Ainda nessa perspectiva, o sistema combate ainda, a partir dos dados, danos causados pelas falta de informações gerenciais para decisões, pelo processo burocrático de atualização dos dados entre setores, troca de informações diferente entre áreas e equipes grandes e dispersas.

Porém, somente a implantação do sistema não irá resolver os problemas por completo, sabemos que será a equipe que irá operar e utilizar do sistema e, portanto, ainda que haja uma mudança tecnológica é preciso mudança também na estrutura dos funcionários colaboradores. Devemos ter a certeza de que o usuário final será monitorado em seu posto de trabalho e que para que isso não se transforme em outros problemas gerenciais, ele deve estar comprometido com a inovação e o progresso que aquele instrumento irá trazer à empresa. Portanto, o colaborador deverá também receber treinamentos e dicas para incentivá-lo a entender como o trabalho desenvolvido ali é importante para a produção total da empresa.

O software também requer manutenção e atualização, uma vez que as vantagens competitivas exigem desempenhos mais inovadores e criativos. Todas as organizações que trabalham baseadas em índices de produção e gestão deveriam prezar pelas informações que dão sustentação para a tomada de decisões, através de um sistema que agregam todas elas formando uma base sólida para clientes internos (funcionários e diretores) em prol do desenvolvimento da organização e para clientes externos que veriam na empresa como relatórios podem ser transformados em padrões de qualidade. Este post foi útil para você? Compartilhe!

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Como utilizar a tecnologia para melhorar o controle de estoque da sua empresa

10 de fevereiro de 2015/0 Comentários/em Gestão de Estoque /por hdtecnologia

Controlar as necessidades de compra, gerenciar as vendas e aprimorar os relatórios de vendas: o controle de estoque tem, como principais objetivos, otimizar os processos corporativos e aumentar o lucro da empresa. Mas os processos clássicos não são suficientes para garantirem uma otimização destes fluxos.

Conhecer as ferramentas usadas para uma gestão adequada, com facilitação das tarefas e automação dos processos? Existem sistemas fáceis de usar e que podem diminuir o tempo que perde em cada tarefa e assegurar a veracidade de todos os resultados. Sabe como usar a tecnologia a favor do controle de estoque da sua empresa?

Contexto corporativo

Atualmente empresas vivem num ambiente competitivo. Neste contexto, têm necessidade de continuar a alavancar os seus lucros e otimizar resultados. Muitos estudos de caso revelam que, grande parte das vezes, a empresa tem uma boa conduta e objetivos mas que não te mais sucesso devido a fatores como: – Burocracia em excesso; – Falta de integração dos processos; – Baixa comunicação entre departamentos; – Dificuldade em tornar o tempo mais produtivo; – Comunicação com clientes e fornecedores pouco efetiva.

Controle de estoque

Uma das áreas que requer grande foco numa empresa é o controle de estoque. A sua importância deve-se a ser, nesta área, que se faz a previsão de gastos com fornecedores e que se medem as vendas efetivas – muitas vezes, a área de vendas influencia resultados para ficar mais bem vistas e adquirir comissões. Além disto, esta área assegura que não são feitas compras desnecessárias e que, por isso, o investimento feito está no ponto certo. É por estas razões que esta área requer uma forte atenção e que deve ser o mais eficiente possível. Com o software de gestão adequado, a empresa não passará a ter preocupações. Quanto a aplicativos gratuitos, estes podem comprometer o controle de estoque, fazendo com que haja perda de mercadoria ou dinheiro quando houver falhas de cálculo.

Tecnologia em prol do controle de estoque

Para que as áreas de controle de estoque consigam prosseguir os seus objetivos com sucesso e ser o mais eficiente possível, existem soluções tecnológicas de apoio. Estas, estão focadas nas transações comerciais, nos processos e no componente administrativo. Com soluções direcionadas para aquilo que pode constituir os pontos fracos do controle de estoque, estas constituem uma grande ajuda na criação de mais eficiência.

Transações comerciais

As soluções tecnológicas para as transações comerciais, atuam no sentido de controle e monitorização dos processos de compra e venda. O e-commerce – ferramenta de apoio às transações comerciais – permite que haja customização do aplicativo à empresa ou negócio em causa e; criação e desenvolvimento da loja virtual. Com a informação toda informatizada e adicionada, em tempo real ao aplicativo, o tempo de resposta entre a realidade e estimativa torna-se muito curto. Além disto, a automatização do processo comercial, torna o trabalho menos moroso e burocrático e reduz as falhas nos processos em curso.

Processos

As soluções tecnológicas relacionadas com os processos, dentro de uma empresa ou negócio, atuam de forma a existir integração entre estes. Ou seja, se os processos, dentro e entre departamentos, forem visíveis para todos os colaboradores, torna-se mais fácil que: cada um saiba o que tem que fazer, haja objetivos comuns e informação validada a circular e exista um plano e estratégia para o cumprimento de tarefas necessárias. Esta ferramenta de design de processos, apoia a comunicação interna e traz ao de cima o mais vantajoso que esta tem: mais informação é igual a mais produtividade. A área de controle de estoques fica a ganhar com uma circulação fluída dos processos, porque visualiza que investimentos são ou não necessários.

Gestão administrativa

A gestão administrativa de uma empresa, isto é, a gestão de estoques, financeira, de vendas, de contratos, de caixa, entre outras, deve ser administrada de forma a que os dados sejam o mais fidedigno possível. Se tudo estiver informatizado e organizado em software próprio, não existe perda de informação e existe uma integração e cruzamento de dados. Com isto, conseguem-se resultados que, de outra maneira, seriam burocráticos e demorados.

Uma plataforma que agregue os dados dos vários setores e automatize o processo de cruzamento de dados, consegue dar-lhe resultados e respostas automáticos. O objetivo é sempre que o gestor consiga entender o que está em falta e o que está bem nivelado. O controle de estoques, fica a ganhar com resultados automáticos e contínuos, porque pode entender melhor as suas necessidades e otimizar o tempo dos seus recursos humanos, com uma burocratização menor das tarefas.

Uma empresa com o controle de estoques organizado e integrado, consegue melhorar resultados e lucro e otimizar processos e recursos humanos. Usar a tecnologia a favor do negócio torna-o mais eficiente e isto é necessário num ambiente empresarial competitivo.

Software para PMES: 4 benefícios de um sistema de gestão

8 de janeiro de 2015/0 Comentários/em Gestão de Estoque /por hdtecnologia

Entre os desafios que as pequenas e médias empresas (PMEs) brasileiras enfrentam estão agilidade, capacidade e produtividade. Conseguir eficiência operacional e aumentar a lucratividade é perseguido pelas emergentes com mais afinco do que pelas médias e grandes. Afinal, elas precisam ganhar mercado e se consolidar. Neste sentido a tecnologia pode ajudar.

À medida que automatizam seus processos, as empresas conseguem extrair melhor desempenho de seus colaboradores e, com isso, agilizar o atendimento aos clientes já conquistados e tem mais capacidade de prospectar novos clientes. A seguir veja um comparativo entre as PMEs que não investem em software de gestão e as que já despertaram para o poder transformador da tecnologia:

Realidade das PMEs que não possuem sistemas administrativos

As PMEs que não automatizam seus processos, precisam de mais pessoas para fazer controles gerenciais em planilhas de Excel, por exemplo. Estas planilhas não estão integradas entre todos os departamentos e, por isso, precisam ser revisitadas e analisadas manualmente com frequência. Além de tornar o trabalho mais demorado, a facilidade de errar nos lançamentos e na consolidação dos dados aumenta, podendo comprometer a real visão do andamento dos negócios e aumentando o retrabalho.

Vantagens que as PMEs que investem em sistemas administrativos

Uma empresa de pequeno porte é diferente de uma grande empresa, mas não significa que ela não deva aproveitar os benefícios da tecnologia para obter resultados melhores e conseguir se colocar em justa concorrência no mercado. Um software de gestão empresarial pode melhorar a organização gerencial do negócio, trazendo mais controle sob aspectos como finanças, desde contas a pagar e receber até plano financeiro e tesouraria.

Também é possível tornar o controle de tributos mais seguro, integrado à emissão de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) e SPED Fiscal, evitando problemas com o Fisco e descomplicando (já que o sistema tributário brasileiro é um dos mais complexos do mundo e, dizem os especialistas, a maior causa da curta vida da maioria das pequenas empresas); faz a gestão de compras e vendas e o controle de contratos, entre outros.

Por outro lado, crescer com flexibilidade e segurança exige redução de custos e melhoria de produtividade. Trabalhando sem automação de processo, esta otimização se torna muito lenta e as atividades do dia a dia acabam evitando o crescimento da empresa.

4 Grandes benefícios de um sistema de gestão para as PMEs

Padronização da gestão: Os diferentes setores da empresa precisam entender de que forma as atividades precisam ser realizadas e seguir a melhor forma para que a empresa seja mais competitiva. Com um sistema, este padrão é estabelecido e mantido.
Integração das informações: Consolidar todas as informações numa única ferramenta agiliza a tomada de decisão e melhora a visão gerencial. Com poucos cliques, um bom sistema de gestão empresarial permite que os gestores saibam como está o faturamento e decidam como alterar o ritmo de produção para entregar mais produtos, por exemplo.
Subsídios para as melhores decisões: Ter uma visão panorâmica dos negócios com relatórios atualizados e consolidados em poucos cliques, dá aos gestores mais alternativas para tomar decisões. Com as informações integradas, consolidadas e processadas, fica mais fácil e estratégico modificar os rumos ou mensurar resultados das ações.
Redução de erros: Um bom software de gestão empresarial permite que uma pequena ou média empresa ganhe tempo e potencialize seus lucros simplesmente por evitar que aconteçam tantos erros.