A gestão de projetos tem como base não apenas as habilidades técnicas para realizar o trabalho, mas também reúne as habilidades de gestão de pessoas e de relacionamento com o cliente. No ambiente corporativo é muito comum associarmos a palavra projeto à construção de algo novo, que seja um empreendimento, uma empresa ou algo relacionado à construção civil. No entanto, o termo projeto pode fazer referência à inúmeras situações. De maneira geral, a palavra projeto é utilizada para planejar o que será definido no futuro. Ou seja, é o esforço empreendido para conceber algum produto ou a realização de algum serviço. Existem inúmeras metodologias para otimizar a gestão de projetos. Uma das mais utilizadas é o ciclo PDCA, que em inglês significa Plan-Do-Check-Act. Traduzindo para nossa língua temos: Planejar-Fazer-Checar-Agir. O ciclo PDCA foi criado por William Edwards Deming que era um engenheiro, estatístico e consultor de gestão norte-americano. Deming também foi considerado por muitos o pai do controle de qualidade moderno. Logo abaixo, detalhamos o que deve ser realizado em cada etapa do ciclo PDCA. Planejar: Faça uma análise do problema a ser abordado, colete dados relevantes sobre esse problema e por fim realize um planejamento sobre o que deve ser feito para solucionar tal problema. Fazer: Depois de realizar o planejamento é hora de colocar a mão na massa. A parte de execução é a mais importante dentro do ciclo, pois nessa etapa além de executar o que foi planejado acontecem treinamentos para os demais envolvidos no processo. Checar: Aqui é verificado o que foi produzido. Esse acompanhamento pode acontecer de maneira simultânea ao processo anterior, ou pode ser realizado ao fim de todo o processo de execução. O intuito é identificar eventuais falhas. Agir: Na última etapa do ciclo é onde corrigimos as falhas encontradas no processo anterior. Depois de realizar os ajustes necessários. o ciclo deve ser reiniciado. Pois dessa forma, todo o processo e todas as práticas utilizadas irão ser aperfeiçoados. É importante saber que o sucesso de qualquer tipo de projeto depende da habilidade de gerenciar o tempo e os recursos para que o objetivo seja alcançado corretamente. Isso depende da habilidade do gestor do projeto. Para auxiliar você a realizar qualquer projeto de maneira eficaz, preparamos alguns passos que irão te ajudar a otimizar a gestão de qualquer projeto 1 – Certifique-se de ter todos os detalhes do plano de projeto O primeiro passo antes de executar qualquer tipo de tarefa é ter um plano de projeto bem definido. O plano de projeto nada mais é do que um compilado de documentos da fase de planejamento, esse documento descreve como o projeto será executado, monitorado, controlado e encerrado. Tecnicamente são subdivididos em 9 grandes partes. Porém, aqui iremos detalhar os 4 mais importantes que são: Escopo: Esse documento deve descrever o que será feito, as tarefas e atividades detalhadas. Cronograma: Aqui é necessário detalhar os prazos de finalização de todas as tarefas. Além disso, deve constar as fases e atividades do projeto, bem como os marcos interinos. Custos previstos: Estes custos são planejados de acordo com o que foi definido no plano de projeto. Isso inclui, aquisição de equipamentos, recursos humanos e etc. Recursos: Nada mais é do que os valores disponíveis e acordados no plano de projeto para a conclusão do mesmo. 2 – Identifique o que é necessário para que sua equipe tenha uma boa performance. Um detalhe importante para o sucesso do seu time, é oferecer as ferramentas necessárias para que possam realizar uma performance de alto nível. No escopo criado anteriormente é importante que seja descrito quais funções irão existir, o valor que será investido na equipe e nos equipamentos ou recursos utilizados. Além disso, é necessário que esse time seja constantemente assistido por um superior imediato que será um guia oferecendo suporte quando necessário e realizando aferições do desenvolvimento do projeto. 3 – Defina marcos importantes Divida todo o projeto em quatro grandes etapas: Iniciação, planejamento, execução e encerramento. E ao final de cada uma dessas etapas realize uma avaliação e certifique-se de examinar tudo que foi entregue. Além disso, você pode realizar premiações para sua equipe ao fim de cada etapa do processo, pois assim você mantém a motivação do seu time sempre em alta. 4 – Selecione os membros de sua equipe e defina suas responsabilidades com cautela O processo de montagem do seu time deve ser tratado de preferência com especialistas em recursos humanos, pois é importante garantir que o conjunto de habilidades esteja alinhado com as funções necessárias. Essa etapa é muito importante, pois se atribuirmos uma pessoa errada a uma tarefa específica estaremos reduzindo a chance de sucesso do projeto antes mesmo de começar. 5 – Gerencie os riscos do seu projeto No decorrer do tempo, podem surgir alguns imprevistos e dificuldades dentro do projeto. Por isso, é importante se atentar e utilizar a gestão de riscos e suas ferramentas para sempre tentar prever problemas antes que eles aconteçam. Essas dificuldades podem ser tanto do ambiente externo quanto interno, como por exemplo, uma péssima gestão do tempo e dificuldades de se comunicar claramente com os fornecedores e em interessados pelo projeto. 6 – Seja realista em suas expectativas Se tratando de projetos sempre acontecem contratempos. Por isso, é importante que você crie expectativas reais, tanto para sua equipe quanto para qualquer parte que esteja ligada diretamente ao projeto. Existe um ditado que diz o seguinte: “Você pode ter dois dos três: Rápido, bom e barato. Mas você NUNCA pode ter todos os três”. Ser realista em suas expectativas nada mais é do que se certificar de que todos envolvidos entendam que em todo tipo de projeto existem limitações. 7 – Mantenha as linhas de comunicação sempre abertas Como líder do projeto é de extrema importância manter as linhas de comunicação sempre abertas. Em qualquer projeto a comunicação deve ser algo simples, de fácil acesso, honesta e clara. Manter contato direto com os principais interessados e membros de equipe no decorrer do projeto é

Gestão de contratos é o conjunto das técnicas, procedimentos, medidas e controles que visam à administração correta e eficaz de todas as variáveis envolvidas na contratação, desde a proposta negocial, passando pela negociação do contrato, discussão e redação de cláusulas, cautelas na formalização do contrato. O contrato talvez seja o objeto administrativo mais importante dentro de uma empresa. Por meio dele empresas firmam acordos e pessoas se vinculam a outras pessoas ou até mesmo à outras empresas. A função de um contrato é basicamente fazer valer o que foi acordado em negociações. Esse documento é de extrema importância, mas mesmo assim muitos empresários o negligenciam. Segundo um estudo realizado pela (ANGC) Associação Nacional de Gestores de Contratos, 90% dos diretores de empresas no Brasil, afirmam que não possuem uma política de gestão de contratos eficiente. Esse levantamento ainda revelou que 75% das organizações não possuem uma metodologia de monitoramento de contratos e 90% ainda realizam todo esse controle via e-mail. São números alarmantes que refletem o que acontece no cotidiano das empresas, os contratos sempre terminam arquivados e de certa forma esquecidos, o que não é considerado uma boa prática de gestão de contratos. Pensando nisso, nós preparamos algumas dicas que podem fazer diferença no momento de gerenciar todos os seus contratos. Muito se fala em gestão de contratos. Mas afinal, o que é a gestão de contratos? Gestão de contratos, é um conjunto de técnicas e recursos administrativos para realizar o acompanhamento do cumprimento de obrigações contratuais. Esse gerenciamento tem como objetivo monitorar o ciclo de vida de um contrato (criação, execução e encerramento) e garantir que tudo o que foi acordado seja executado corretamente. Uma boa redação é primordial A confecção de um contrato talvez seja a parte mais importante na gestão de contratos. Porque é nesse momento em que todos os termos são descritos e isso pode trazer um impacto positivo ou negativo para as demais partes do processo de gestão. Muitos se preocupam em finalizar o mais rápido possível o processo de venda, e acabam negligenciando a criação correta do contrato. Não utilize modelos prontos da internet! Tenha em mente que cada contrato é único, alguns podem ser similares, mas nunca serão iguais. Se atenha aos detalhes, pois são eles que irão fazer a diferença no momento de realizar uma boa gestão. Invista em profissionais especializados que possam garantir que esses detalhes não passem despercebidos. Use softwares para organização e monitoramento Todos já sabem que a tecnologia tomou o mundo em vários sentidos. E com a parte jurídica não é diferente. Os avanços tecnológicos trouxeram uma nova maneira de tratar os dados gerados pelas empresas. Quando existem poucos contratos existe a possibilidade de realizar o controle por pastas sem maiores dificuldades, mas é claro que a quantidade de contratos aumenta de acordo com o crescimento de sua empresa. Dessa forma, é importante utilizar sistemas de gestão para controlar corretamente dados e ter a possibilidade de se preparar melhor para eventos como uma eventual renovação de contrato por exemplo. Organize seus contratos Parece algo óbvio, mas um dos pontos de maior dificuldade é a organização e o armazenamento dos contratos criados. Utilizar pastas é algo muito comum, mas para ter uma maior eficiência realize a segmentação dessas pastas por meio de temas, datas ou clientes. Mas o ponto chave para ter total segurança no processo de organização e armazenagem de contratos, é sem dúvida optar por armazenamento em nuvem. A nuvem é como são categorizados servidores na internet que oferecem serviços de armazenamento de dados com segurança e estabilidade. Por meio desse tipo de serviço, é possível reduzir custos com espaço físico e mão de obra, já que todos os contratos estarão em um ambiente digital. Antecipe as renovações Renovação de contrato é algo basicamente impossível de se controlar caso não utilize um sistema que faça esse monitoramento. Imagine o quanto sua equipe seria mais eficiente se soubesse exatamente o que está acontecendo com cada contrato, imagine ainda que é possível personalizar o sistema de gestão para alertar sobre determinadas mudanças realizadas por meio de notificações. Sim isso é possível! Os sistemas auxiliam no momento de uma renovação, pois podem emitir avisos com antecedência, fazendo com que todo o time se organize para o processo de renovação que de certa forma é demorado. A grande vantagem de antecipar o processo de renovação contratual é que sua equipe terá todo tipo de insumo para abordar esse cliente no momento certo. Crie relatórios para ter um controle maior Os sistemas de gestão, podem oferecer dados sobre todos seus contratos. Isso acontece por meio de relatórios que são gerados online, trazendo informações importantes no momento que for necessário de maneira rápida e simples. Com relatórios em mãos, é possível se preparar melhor para qualquer tipo de ação a ser tomada. Atualize os índices monetários As mudanças na economia podem surtir efeito em alguns tipos de contratos. Se as mudanças forem muito bruscas, ao final do prazo do contrato o valor estará alterado. Portanto, é importante se atentar aos índices financeiros para saber o momento correto de tomar uma iniciativa e evitar futuros prejuízos. O controle efetivo dos contratos em uma empresa, é algo de extrema importância. Por meio da Gestão de contratos, você consegue identificar se o que foi acordado está sendo cumprido corretamente, e também consegue entender de maneira preventiva se algum investimento ou acordo pode afetar seu negócio.

Manter colaboradores alinhados com procedimentos internos, engajados e comprometidos é o desafio de muitas empresas. Um dos fatores que influenciam no desempenho dos colaboradores é a comunicação interna. É muito comum empresas disponibilizarem murais com informativos, dispararem e-mails com alguma novidade sobre o ambiente interno, repassarem manuais sobre como se portar. Mas será que essa prática realmente é eficaz? A mensagem é recebida, mas existe uma grande diferença entre entregar uma mensagem e fazer com que essa mensagem influencie na mudança de comportamento de um colaborador. Isso mostra que um trabalho de comunicação interna eficiente pode fazer toda a diferença. Neste material, vamos mostrar o que é Comunicação Interna e quais são suas vantagens. O que é comunicação interna? Na verdade. Em um ambiente onde existem pessoas, a comunicação sempre irá acontecer. A diferença é que se a organização se preocupa com ela, toda a equipe é melhor direcionada de acordo com o propósito da marca, caso contrário ela tomará outro sentido. A comunicação interna realiza todo o trabalho de informar e engajar os colaboradores. E é um fator importante, pois é através dela que todo o time saberá sua importância dentro da empresa. A importância da comunicação interna para a cultura da empresa. Você já deve ter ouvido falar em propósito, missão, visão, valores e etc. Mas os colaboradores da sua empresa sabem qual é o propósito do seu negócio? Ou ainda, o seu colaborador sabe qual a importância dele dentro desse propósito? Não basta ter um propósito interessante, se seu time não está inserido nele. A comunicação interna é importante nesse aspecto, pois é a partir dela que os colaboradores entenderam seu propósito. E mais do que isso, eles se sentiram parte da sua empresa. E esse é o ponto mais importante. Seres humanos tendem a se dedicar mais em um grupo onde se sentem como parte. Ou seja, quando pertencemos a determinado grupo, criamos um tipo de conexão com nossa identidade. Veja quando falamos do Google. Trabalhar nessa organização é o sonho de muita gente. Sabe por quê? É porque um dos fatores que eles mais valorizam, é uma comunicação interna eficiente. Eles conseguem fazer com que cada funcionário se sinta parte de um todo. E o resultado é tão impressionante, que até quem não trabalha nesse ambiente é impactado e sente vontade de fazer parte desse meio. Quando uma empresa consegue fazer com que um funcionário relacione o trabalho com sua identidade, o profissional começa a torcer pela empresa, contribui para que ela cresça e o mais importante ele sabe que o seu trabalho é importante naquele local. As Vantagens de uma Comunicação Interna eficaz 1. Alinha os colaboradores. Uma das maiores vantagens de realizar uma comunicação interna, é o de alinhar procedimentos internos dentro de cada departamento. O trabalho de reforçar como ser mais eficiente em uma atividade, revisar processos operacionais e manter todos atualizados sobre o propósito da empresa é algo que a comunicação interna realiza constantemente. 2. Mostra a importância de cada colaborador Saber o que você está fazendo, porque está fazendo e entender a importância do seu trabalho em uma organização muda tudo. A comunicação interna utiliza de métodos como o endomarketing para motivar os funcionários, e também consegue deixar claro o quão importante cada colaborador é na construção do propósito da sua marca. Quando um colaborador tem ciência da sua importância, ele se sente mais valorizado e por consequência se empenha e demonstra mais comprometimento. 3. Fortalece o propósito da empresa Não basta ter um propósito, é necessário que esse propósito esteja latente em todos os colaboradores.A comunicação interna faz com que o propósito se torne um mantra, que deve ser praticado diariamente por todos. Um dos maiores benefícios, é que quando temos um colaborador que entende o propósito de uma empresa. Ele sabe exatamente como se comportar em determinadas situações, sabe como sua marca se comunica, e claro, sua produtividade aumenta. 4. Reduz a quantidade de “panelinhas” É inevitável e completamente normal a formação de pequenos grupos dentro de uma empresa. O desafio é fazer com que essas “panelinhas” não se fechem e deixem de colaborar positivamente com outros grupos. A comunicação interna pode fortalecer a cultura da colaboração entre departamentos e no compartilhamento de conhecimento entre os mesmos. Desde que seja feita de maneira constante, ativa e eficiente. 5. Melhora os resultados financeiros Como consequência de todos os benefícios apresentados anteriormente, os resultados financeiros também sofrem mudanças positivas. É simples, se um colaborador está constantemente atualizado e engajado com o propósito da empresa ele aumenta sua produtividade, com uma maior produtividade e um alto nível de engajamento esse colaborador passa a participar ativamente de melhorias na empresa, seja auxiliando na gestão de processos ou em produtos. Isso gera uma melhora nos resultados financeiros. Em estudo realizado pelo instituto Willis Towers Watson com mais de 300 organizações ao redor do mundo, em 2009 e 2010 apontou que as empresas com melhores resultados financeiros tinham um aspecto em comum: uma comunicação interna eficaz. O estudo também revela que essas mesmas empresas, tiveram uma valorização 47% maior na bolsa de valores, em um período de 5 anos, se comparadas à empresas que fazem investimentos menores em comunicação interna. Fica claro que a comunicação interna é algo que pode mudar o clima da sua empresa e ainda otimizar os resultados do seu negócio. Você pode começar a engajar seu time hoje mesmo! E para te auxiliar, separamos 4 maneiras de melhorar a comunicação interna em sua empresa. Clique aqui e confira!