A gestão de projetos tem como base não apenas as habilidades técnicas para realizar o trabalho, mas também reúne as habilidades de gestão de pessoas e de relacionamento com o cliente. No ambiente corporativo é muito comum associarmos a palavra projeto à construção de algo novo, que seja um empreendimento, uma empresa ou algo relacionado à construção civil.
No entanto, o termo projeto pode fazer referência à inúmeras situações. De maneira geral, a palavra projeto é utilizada para planejar o que será definido no futuro. Ou seja, é o esforço empreendido para conceber algum produto ou a realização de algum serviço.
Existem inúmeras metodologias para otimizar a gestão de projetos. Uma das mais utilizadas é o ciclo PDCA, que em inglês significa Plan-Do-Check-Act. Traduzindo para nossa língua temos: Planejar-Fazer-Checar-Agir. O ciclo PDCA foi criado por William Edwards Deming que era um engenheiro, estatístico e consultor de gestão norte-americano. Deming também foi considerado por muitos o pai do controle de qualidade moderno.
Logo abaixo, detalhamos o que deve ser realizado em cada etapa do ciclo PDCA.
Planejar: Faça uma análise do problema a ser abordado, colete dados relevantes sobre esse problema e por fim realize um planejamento sobre o que deve ser feito para solucionar tal problema.
Fazer: Depois de realizar o planejamento é hora de colocar a mão na massa. A parte de execução é a mais importante dentro do ciclo, pois nessa etapa além de executar o que foi planejado acontecem treinamentos para os demais envolvidos no processo.
Checar: Aqui é verificado o que foi produzido. Esse acompanhamento pode acontecer de maneira simultânea ao processo anterior, ou pode ser realizado ao fim de todo o processo de execução. O intuito é identificar eventuais falhas.
Agir: Na última etapa do ciclo é onde corrigimos as falhas encontradas no processo anterior.
Depois de realizar os ajustes necessários. o ciclo deve ser reiniciado. Pois dessa forma, todo o processo e todas as práticas utilizadas irão ser aperfeiçoados. É importante saber que o sucesso de qualquer tipo de projeto depende da habilidade de gerenciar o tempo e os recursos para que o objetivo seja alcançado corretamente. Isso depende da habilidade do gestor do projeto.
Para auxiliar você a realizar qualquer projeto de maneira eficaz, preparamos alguns passos que irão te ajudar a otimizar a gestão de qualquer projeto
1 – Certifique-se de ter todos os detalhes do plano de projeto
O primeiro passo antes de executar qualquer tipo de tarefa é ter um plano de projeto bem definido. O plano de projeto nada mais é do que um compilado de documentos da fase de planejamento, esse documento descreve como o projeto será executado, monitorado, controlado e encerrado. Tecnicamente são subdivididos em 9 grandes partes. Porém, aqui iremos detalhar os 4 mais importantes que são:
Escopo: Esse documento deve descrever o que será feito, as tarefas e atividades detalhadas.
Cronograma: Aqui é necessário detalhar os prazos de finalização de todas as tarefas. Além disso, deve constar as fases e atividades do projeto, bem como os marcos interinos.
Custos previstos: Estes custos são planejados de acordo com o que foi definido no plano de projeto. Isso inclui, aquisição de equipamentos, recursos humanos e etc.
Recursos: Nada mais é do que os valores disponíveis e acordados no plano de projeto para a conclusão do mesmo.
2 – Identifique o que é necessário para que sua equipe tenha uma boa performance.
Um detalhe importante para o sucesso do seu time, é oferecer as ferramentas necessárias para que possam realizar uma performance de alto nível. No escopo criado anteriormente é importante que seja descrito quais funções irão existir, o valor que será investido na equipe e nos equipamentos ou recursos utilizados. Além disso, é necessário que esse time seja constantemente assistido por um superior imediato que será um guia oferecendo suporte quando necessário e realizando aferições do desenvolvimento do projeto.
3 – Defina marcos importantes
Divida todo o projeto em quatro grandes etapas: Iniciação, planejamento, execução e encerramento. E ao final de cada uma dessas etapas realize uma avaliação e certifique-se de examinar tudo que foi entregue. Além disso, você pode realizar premiações para sua equipe ao fim de cada etapa do processo, pois assim você mantém a motivação do seu time sempre em alta.
4 – Selecione os membros de sua equipe e defina suas responsabilidades com cautela
O processo de montagem do seu time deve ser tratado de preferência com especialistas em recursos humanos, pois é importante garantir que o conjunto de habilidades esteja alinhado com as funções necessárias. Essa etapa é muito importante, pois se atribuirmos uma pessoa errada a uma tarefa específica estaremos reduzindo a chance de sucesso do projeto antes mesmo de começar.
5 – Gerencie os riscos do seu projeto
No decorrer do tempo, podem surgir alguns imprevistos e dificuldades dentro do projeto. Por isso, é importante se atentar e utilizar a gestão de riscos e suas ferramentas para sempre tentar prever problemas antes que eles aconteçam. Essas dificuldades podem ser tanto do ambiente externo quanto interno, como por exemplo, uma péssima gestão do tempo e dificuldades de se comunicar claramente com os fornecedores e em interessados pelo projeto.
6 – Seja realista em suas expectativas
Se tratando de projetos sempre acontecem contratempos. Por isso, é importante que você crie expectativas reais, tanto para sua equipe quanto para qualquer parte que esteja ligada diretamente ao projeto. Existe um ditado que diz o seguinte: “Você pode ter dois dos três: Rápido, bom e barato. Mas você NUNCA pode ter todos os três”. Ser realista em suas expectativas nada mais é do que se certificar de que todos envolvidos entendam que em todo tipo de projeto existem limitações.
7 – Mantenha as linhas de comunicação sempre abertas
Como líder do projeto é de extrema importância manter as linhas de comunicação sempre abertas. Em qualquer projeto a comunicação deve ser algo simples, de fácil acesso, honesta e clara. Manter contato direto com os principais interessados e membros de equipe no decorrer do projeto é algo deve ser frequente. Para isso você pode optar por ferramentas de gestão de equipe, ou por relatórios de status.
8 – Se atenha às documentações
Certifique-se de que toda a documentação esteja alinhada com a metodologia de gerenciamento do projeto, isso vai garantir que sua equipe esteja coberta em termos de expectativas e entregas. As documentações em projetos se tornam importantes pois através delas, você tem a possibilidade de entender melhor o que está sendo desenvolvido no projeto, consegue ter uma boa base para tomadas de decisões e ainda manter todas as partes envolvidas de forma clara e segura.
9 – Evite o escopo do escopo
O “Escopo do escopo” é quando o solicitante do projeto começa a solicitar as chamadas alterações. De maneira geral o escopo do escopo acontece quando novos elementos são adicionados a um projeto que já foi aprovado, entretanto não é levado em consideração o aumento do orçamento ou a adição de mais tempo no cronograma. As alterações sempre irão acontecer, mas elas não devem ser constantes. As mudanças devem ser documentadas através de solicitações e autorizações, podendo gerar aditivo de prazo e/ou custo.
10 – Avalie o projeto
Ao fim de cada projeto aprendemos inúmeras lições, isso acontece pelo fato de que nenhum projeto segue um padrão. E por isso, é importante realizar uma revisão ao fim do projeto, entender quais foram as vitórias do projeto, quais foram os desapontamentos e checar a qualidade do produto entregue. Por fim, faça o cálculo do custo PREVISTO x REALIZADO. Assim você tem mais chances de entender o que pode ser melhorado e otimizar projetos futuros.
Para que todas essas etapas façam sentido, é importante que como líder de projetos, você possua habilidades administrativas específicas e domine técnicas como gestão de conflitos, gestão de pessoas e também gestão do tempo.
Além disso é fundamental o uso de um sistema que possa auxiliar no gerenciamento de dados. Pois existem muitas etapas a serem seguidas e inúmeros detalhes que podem definir o sucesso ou o fracasso do seu projeto. Ter uma solução que ofereça segurança durante todo o processo é algo que deve ser levado em consideração. Dessa forma, seus projetos sempre serão um sucesso.
