O processo de compras é uma atividade desempenhada por uma área específica de cada empresa, e o seu resultado serve como suporte para os diferentes departamentos da organização. Por esse motivo, a gestão de compras possui uma importância estratégica no seu negócio, podendo contribuir para a otimização os recursos e o aumento dos lucros.
Para realizar uma boa gestão de compras, é preciso que a área responsável possa acessar as informações de produtos em estoque, a quantidade de vendas realizadas, os custos de produtos e a relação dos fornecedores e vários outros indicadores, da forma mais fácil e rápida possível. Quanto melhor o sistema para otimizar tais informações, melhor será a gestão de compras. Veja como realizar uma boa gestão de compras:
Defina objetivos: é importante realizar um planejamento de compras com base nas previsões de vendas que serão realizadas (isto para o comércio) ou de acordo com a produção (para as pequenas indústrias). Reúna os gestores de diferentes áreas da empresa e defina as metas com base na estratégia e no modelo de negócio.
Acompanhe seu estoque: o controle e monitoramento do estoque é essencial para a gestão de compras. Como já dissemos em artigos anteriores não se pode ter produtos em excesso e nem deixar faltar nada no estoque. Por este motivo é preciso ter um acompanhamento diário e a atualização de pedidos em tempo real. Por isso, é importante neste processo definir um estoque de segurança, ou seja, para cada produto dever ser definida uma quantidade mínima e quando o estoque chegar a esta quantidade é necessário realizar um novo pedido.
Cadastro de fornecedores: manter um bom relacionamento com fornecedores é uma atividade importante para a área de vendas. É preciso manter um cadastro de fornecedores confiáveis, que ofereçam produtos de qualidade, preços acessíveis e se atentem aos prazos de entrega.
Poder de negociação: saber negociar valores e prazos é uma parte importante deste trabalho, é preciso buscar menores custos, sem que a qualidade seja comprometida. Compras de maior volume podem gerar maiores descontos e facilidades de pagamento, mas é preciso que se tenha uma real necessidade a fim de não ter muitos produtos parados no estoque.
Manter o bom relacionamento com fornecedores, facilita este processo e pode trazer benefícios na hora da negociação.
Análise de vendas: a integração das informações entre compras, estoque e vendas é fundamental para a gestão de compras, seja em atacado, varejo ou em pequenas indústrias. O aumento ou redução da venda de um produto em determinado período, indicará se será necessário antecipar ou atrasar o pedido de compra. Por este motivo a integração das informações entre estas áreas é importante. Assim que um pedido de venda é realizado, é preciso que se tenha uma atualização do estoque em tempo real, para que a área de compras tenha informações seguras para decidir o momento ideal de compra.
Com tantos detalhes a se acompanhar o uso de controles manuais pode comprometer a gestão de compras da sua empresa, assim como a gestão de estoque e o acompanhamento das vendas. Por isso, é importante utilizar um suporte tecnológico para melhorar os processos. Por tanto, o uso de um sistema de gestão passa a ser um fator essencial para uma gestão eficiente.
