Divergências de estoque podem comprometer os lucros da sua empresa, entenda como evitar isso e garantir eficiência na sua operação
Praticamente todo gestor já passou por pelo menos uma situação em que as informações de estoque do sistema não bateram com o estoque físico da empresa. O corpo gela e já vem o pensamento “E agora, o que aconteceu?”
Bem sabemos que esse tipo de divergência pode ser extremamente prejudicial para a empresa, impactando diretamente nos seus lucros. Afinal, o estoque se trata de um ativo desse empreendimento devido ao investimento realizado, e seu controle é essencial para proteger esse patrimônio.
Sem esse controle, você fica sujeito a riscos como:
- Compra desnecessária de produtos, quando há mais no estoque do que no sistema, ocasionando acúmulo de estoque (dinheiro parado) ou que perde a validade e deverá ser descartado (dinheiro jogado fora);
- Falta de produtos na prateleira e perda de vendas, quando no sistema consta uma quantidade suficiente enquanto já está zerada no estoque físico;
- Não identificação de perdas ou furtos
- Aumento dos custos de manutenção do estoque
- Conflitos na operação
- Insatisfação dos clientes
- Decisões erradas
Então, para que você tenha um controle eficiente de estoque e evite as inconsistências de informação e todos os riscos consequentes, a auditoria do estoque é sua melhor aliada.
O que é auditoria de estoque?
Auditoria de estoque é, de forma simples, a verificação das informações de entrada, saída e a contagem física dos ativos.
Existem duas principais formas de realizar a contagem física dos ativos para auditoria de estoque, que são o inventário rotativo (cíclico) e o inventário geral (balanço de estoque).
No inventário rotativo, os produtos são contados gradualmente de acordo com um cronograma, que pode ser diário, semanal ou quinzenal.
Dividindo por grupos, categorias, setores, marcas ou como preferir, você pode seguir uma ordem até passar por todos os produtos e começar novamente num processo contínuo.
No inventário geral, a contagem de todos os itens do seu negócio é feita de uma só vez, em um processo longo e complexo, que normalmente envolve muitas pessoas.
Na maior parte dos casos, a contagem rotativa é mais vantajosa por ser mais rápida e simples de ser realizada, além de manter atualizações constantes das informações de estoque.
Dessa forma, o gestor tem os dados sempre atualizados e confiáveis para fazer o gerenciamento estratégico de compras e perdas.
Porém, há situações em que o inventário geral é mais indicado, como quando há um número baixo de itens no estoque, empresas que estão há muito tempo sem contagem de estoque e podem realizar o balanço geral antes de implementar o inventário rotativo, ou quando a empresa precisa cumprir uma obrigação legal, vai fechar ou vender o negócio e precisa avaliar o valor de estoque.
Porque você deve realizar auditoria de estoque
Se mais acima mencionamos os principais riscos da falta de controle do seu estoque, vamos agora entender as grandes vantagens de se ter um bom sistema de auditoria de estoque em curso? Confira algumas a seguir:
Identificação de oportunidades para aumento de capital de giro
Ao identificar e liquidar estoques parados, sua empresa aumenta sua disponibilidade em caixa.
Redução de perdas, desperdícios e furtos
Com informações consistentes, as compras podem ser realizadas com melhor planejamento e organização, evitando falta de produto nas prateleiras, perdas de produtos com baixa demanda, custos desnecessários com manutenção de estoque, liquidando itens próximos ao vencimento etc.
Mesmo que haja um índice de perdas previstas naturalmente, com uma auditoria eficaz fica mais fácil identificar quebras acima do previsto, que podem ser desvios ou furtos de clientes, colaboradores e/ou entregadores.
Clientes mais satisfeitos e confiantes na sua marca
Saber que pode contar com o produto que espera encontrar na loja é essencial para que o cliente fique satisfeito e retorne mais vezes à sua loja.
Benefícios legais
Manter o estoque real igual ao declarado nos arquivos ao governo irá evitar que você tenha problemas com a fiscalização, além de evitar pagar impostos a mais do que os devidos, apenas por falta de controle.
Dá pra ver a importância de cuidar do patrimônio da sua empresa através das auditorias de estoque, não é?
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