Gestão de contratos é o conjunto das técnicas, procedimentos, medidas e controles que visam à administração correta e eficaz de todas as variáveis envolvidas na contratação, desde a proposta negocial, passando pela negociação do contrato, discussão e redação de cláusulas, cautelas na formalização do contrato.
O contrato talvez seja o objeto administrativo mais importante dentro de uma empresa. Por meio dele empresas firmam acordos e pessoas se vinculam a outras pessoas ou até mesmo à outras empresas. A função de um contrato é basicamente fazer valer o que foi acordado em negociações. Esse documento é de extrema importância, mas mesmo assim muitos empresários o negligenciam.
Segundo um estudo realizado pela (ANGC) Associação Nacional de Gestores de Contratos, 90% dos diretores de empresas no Brasil, afirmam que não possuem uma política de gestão de contratos eficiente. Esse levantamento ainda revelou que 75% das organizações não possuem uma metodologia de monitoramento de contratos e 90% ainda realizam todo esse controle via e-mail.
São números alarmantes que refletem o que acontece no cotidiano das empresas, os contratos sempre terminam arquivados e de certa forma esquecidos, o que não é considerado uma boa prática de gestão de contratos.
Pensando nisso, nós preparamos algumas dicas que podem fazer diferença no momento de gerenciar todos os seus contratos.
Muito se fala em gestão de contratos. Mas afinal, o que é a gestão de contratos?
Gestão de contratos, é um conjunto de técnicas e recursos administrativos para realizar o acompanhamento do cumprimento de obrigações contratuais. Esse gerenciamento tem como objetivo monitorar o ciclo de vida de um contrato (criação, execução e encerramento) e garantir que tudo o que foi acordado seja executado corretamente.
Uma boa redação é primordial
A confecção de um contrato talvez seja a parte mais importante na gestão de contratos. Porque é nesse momento em que todos os termos são descritos e isso pode trazer um impacto positivo ou negativo para as demais partes do processo de gestão. Muitos se preocupam em finalizar o mais rápido possível o processo de venda, e acabam negligenciando a criação correta do contrato.
Não utilize modelos prontos da internet!
Tenha em mente que cada contrato é único, alguns podem ser similares, mas nunca serão iguais. Se atenha aos detalhes, pois são eles que irão fazer a diferença no momento de realizar uma boa gestão. Invista em profissionais especializados que possam garantir que esses detalhes não passem despercebidos.
Use softwares para organização e monitoramento
Todos já sabem que a tecnologia tomou o mundo em vários sentidos. E com a parte jurídica não é diferente. Os avanços tecnológicos trouxeram uma nova maneira de tratar os dados gerados pelas empresas. Quando existem poucos contratos existe a possibilidade de realizar o controle por pastas sem maiores dificuldades, mas é claro que a quantidade de contratos aumenta de acordo com o crescimento de sua empresa. Dessa forma, é importante utilizar sistemas de gestão para controlar corretamente dados e ter a possibilidade de se preparar melhor para eventos como uma eventual renovação de contrato por exemplo.
Organize seus contratos
Parece algo óbvio, mas um dos pontos de maior dificuldade é a organização e o armazenamento dos contratos criados. Utilizar pastas é algo muito comum, mas para ter uma maior eficiência realize a segmentação dessas pastas por meio de temas, datas ou clientes. Mas o ponto chave para ter total segurança no processo de organização e armazenagem de contratos, é sem dúvida optar por armazenamento em nuvem. A nuvem é como são categorizados servidores na internet que oferecem serviços de armazenamento de dados com segurança e estabilidade. Por meio desse tipo de serviço, é possível reduzir custos com espaço físico e mão de obra, já que todos os contratos estarão em um ambiente digital.
Antecipe as renovações
Renovação de contrato é algo basicamente impossível de se controlar caso não utilize um sistema que faça esse monitoramento. Imagine o quanto sua equipe seria mais eficiente se soubesse exatamente o que está acontecendo com cada contrato, imagine ainda que é possível personalizar o sistema de gestão para alertar sobre determinadas mudanças realizadas por meio de notificações. Sim isso é possível! Os sistemas auxiliam no momento de uma renovação, pois podem emitir avisos com antecedência, fazendo com que todo o time se organize para o processo de renovação que de certa forma é demorado. A grande vantagem de antecipar o processo de renovação contratual é que sua equipe terá todo tipo de insumo para abordar esse cliente no momento certo.
Crie relatórios para ter um controle maior
Os sistemas de gestão, podem oferecer dados sobre todos seus contratos. Isso acontece por meio de relatórios que são gerados online, trazendo informações importantes no momento que for necessário de maneira rápida e simples. Com relatórios em mãos, é possível se preparar melhor para qualquer tipo de ação a ser tomada.
Atualize os índices monetários
As mudanças na economia podem surtir efeito em alguns tipos de contratos. Se as mudanças forem muito bruscas, ao final do prazo do contrato o valor estará alterado. Portanto, é importante se atentar aos índices financeiros para saber o momento correto de tomar uma iniciativa e evitar futuros prejuízos.
O controle efetivo dos contratos em uma empresa, é algo de extrema importância. Por meio da Gestão de contratos, você consegue identificar se o que foi acordado está sendo cumprido corretamente, e também consegue entender de maneira preventiva se algum investimento ou acordo pode afetar seu negócio.
