Contar com um plano de ação de cobrança amigável e eficaz é garantir o bom andamento de qualquer empresa e, essa situação pode ser otimizada, caso esse controle seja feito de maneira estratégica.
Ainda encontramos empresários que realizam o controle das contas a receber em planilhas ou, até mesmo, em cadernos de registro, que podem fazer com que alguma informação passe despercebida.
Esta maneira de registro não é errada, mas pode ser limitada, pois, não possibilitam uma visão ampla e dificultam o controle das quitações de títulos, integrando com demais informações como vendas, fluxo de caixa e clientes.
É importante ter parâmetros de cobrança claros, objetivos e que cada ação seja executada no momento certo. Uma boa gestão de cobrança evita a inadimplência, além de estabelecer ações, métodos que incentivem o pagamento das dívidas, por negociações e, especialmente, o cuidado com o relacionamento do cliente.
Dicas um plano de ação para uma cobrança eficaz
No momento de construir seu processo de cobrança é preciso deixar claro os prazos dados aos clientes para a quitação de pagamentos em atraso, antes de considerá-lo como inadimplente. Isto evita problemas no fluxo de caixa e também dá clareza aos envolvidos, facilitando também no relacionamento.
Pode-se adotar também ações antes da data do vencimento, com notificações próximas a data e assim evitar esquecimentos quanto ao pagamento por parte do cliente. Estes avisos persistem por um período após o vencimento, sugerimos variar de 10 a 30 dias ou conforme a política de cobrança definida pela empresa. Neste período o cliente ainda não configura como inadimplente.
Estas ações visam uma cobrança amigável, importante para evitar desgastes e estabelecer uma relação de confiança entre as partes. E, ainda contribui para evitar o aumento da inadimplência, pois seus clientes terão maior respeito pela conduta da empresa em compreender dificuldades momentâneas comuns a qualquer negócio.
Algumas ações podem contribuir para o recebimento com pontualidade dos bens, produtos ou serviços vendidos a crédito:
- Automatize o processo de cobrança para melhorar o seu controle financeiro;
- Envie lembretes de vencimento próximo à data;
- Faça o controle dos valores em atraso com identificação do tempo de atraso;
- Negocie um plano de liquidação;
- Dê ao seu cliente diferentes formas de pagamento;
- Tenha um plano de ação para não apenas receber os valores vencidos, mas bem como para ajudar a reduzir o índice de inadimplência sendo parceiro do cliente.
Automação de processos
Realizar análise de crédito antes da venda, manter um controle dos devedores, gerir o fluxo de caixa por processos manuais, demanda muito tempo e pode ser muito arriscado para a saúde financeira da empresa.
Investir em automatização dos seus processos pode ser a solução decisiva para ter um departamento financeiro de sucesso. Todas as ações mencionadas neste artigo podem ser facilmente realizadas, caso a empresa possua um sistema integrado de gestão.
Sistema integrado de gestão ou ERP (Enterprise Resource Planning), como o Lírio, é um software corporativo, capaz de controlar os dados e informações da empresa de forma a integrar as diversas áreas como:
- Vendas;
- Financeiro;
- Fiscal;
- Estoque;
- Compras.
Além disso, agrega funções como cadastro de clientes, com seu histórico de compras, organização das contas a pagar e a receber e realização da cobrança bancária, permitindo se antecipar aos atrasos e avisar o cliente sobre o vencimento e os benefícios do pagamento em dia.
Outro grande diferencial é a possibilidade de acompanhar o fechamento do caixa e das comissões dos vendedores, automatização das cobranças e, consequentemente, reduzir a inadimplência com um sistema eficiente.
Com o Lírio ERP você pode promover mais agilidade e fluidez para os processos de gestão da sua empresa, além de garantir mais estabilidade financeira, a partir do fornecimento de dados precisos e confiáveis para embasar a tomada de decisões gerenciais.
