A gestão de contratos vai além da simples gestão de documentos, este processo contempla a gestão do bom relacionamento com o cliente que se inicia antes à assinatura do contrato, ainda no processo de venda, que deve ser conduzido com empatia e atenção as necessidades do cliente em potencial. E deve continuar na gestão do contrato com atenção aos detalhes do contrato.
Para uma boa Gestão de Contratos é imprescindível providenciar planejamento e programação detalhados de todas atividades e eventos incluindo os financeiros do contrato sob sua gestão. O ideal, usual, é ter-se um cronograma, às vezes dois, um físico e um financeiro.
O aumento dos volumes e complexidade dos documentos contratuais fizeram vir à tona uma necessidade percebida no ambiente empresarial: o gerenciamento efetivo de contratos.
Com a Gestão de Contratos cada vez mais minuciosa, muitos benefícios têm sido vistos:
- O Controle de Contratos auxilia na gestão de obrigações de maneira efetiva. Isso faz com que todas as partes envolvidas tenham benefícios em termos de estratégias e procedimentos empresariais; e
- Com a Gestão de Contratos é possível monitorar e supervisionar adequadamente o cumprimento das obrigações contratuais.
A gestão de contratos garante que as organizações criem, executem, gerenciem e analisem seus contratos com mais conformidade e redução de custos, incluindo todo o ciclo de vida do documento.
A melhor analogia para o processo de gestão de contratos é a evolução de um relacionamento evolui de um flerte, passando pelo namoro até chegar ao casamento.
- Flerte: Este é o primeiro estágio da compra, é quando o cliente em potencial conhece o seu serviço de perto, é a primeira impressão que ele terá da sua empresa, e como muitos dizem a primeira impressão é a que fica. Neste estágio, demonstre interesse pelo que ele tem a dizer, mas não se dever forçar a venda antes que ele esteja pronto para o próximo passo.
- Namoro: Chegamos ao namoro, é aqui que se deve estreitar o relacionamento, está é a hora de demonstrar que você é capaz de atender as necessidades do seu cliente potencial. Neste momento ele busca segurança e confiabilidade e você precisa demonstrar conhecimento e experiência.
- Casamento: aqui temos a concretização da venda, o casamento envolve o acerto de todos os detalhes, das responsabilidades e direitos de cada uma das partes.
É comum que o cliente em potencial receba toda a atenção necessária, mas no momento em que a venda é fechada começam os problemas. Envio de faturas em atraso, solicitações que estão fora do escopo, entre outras.
É aqui que entra a gestão do contrato, que reúne, documenta e acompanha os direitos e responsabilidades de cada uma das partes envolvidas. Manter-se atento ao que está acordado, prazos e entregas devem ser atendidos, são fatores que mantem a satisfação do cliente.
Para realizar a gestão de contratos é importante utilizar-se de um sistema para apoiar a sua equipe, melhora o acompanhamento das atividades relacionadas a ele:
- Controle dos contratos: através do número do contrato pode-se acompanhar as atividades a ele relacionadas e todas as informações que regem o contrato.
- Gestão financeira dos contratos: faturamento das parcelas e mensalidades atribuídas aos produtos ou serviços do contrato.
- Controle das renovações e reajustes: Acompanhamento da data de renovação e das regras de reajuste de maneira a antecipar-se as datas e não perder os prazos e condições. A antecipação da renovação do contrato gera menor desgaste entre a empresa e o cliente.
- Análise da lucratividade de cada contrato: análise conjunta das informações dos custos, sejam estes administrativos ou operacionais, em relação aos rendimentos do contrato. A partir desta análise é possível verificar se há necessidade de reajuste do contrato.
- Automação da cobrança: Geração automática de todas as cobranças relacionadas ao contrato.
- Relatórios de contratos próximo a vencer: acompanhe os contratos que possuem vencimento próximo e já inicie o processo de negociação, assim você não perderá os prazos.
- Automatização do faturamento: faturamento de automatizado de serviços adicionais inclusos nos contratos, como horas adicionais de serviços, assim como envio de nota fiscal pelo serviço prestado.
Mesmo com toda a automatização do processo é importante não perder o contato pessoal, invista sempre no relacionamento.
